2018-11-18

Claves para una organización del tiempo

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¿Necesita una organización del tiempo para realizar todas las tareas que se propone diariamente? ¿Es acertada? ¿Tiene la sensación de que pierde el tiempo aunque disponga de una organización? ¿Le dedica el tiempo necesario a sus tareas o actividades empresariales?

Cuando hablamos de organización del tiempo, hablamos del factor tiempo en la elaboración, planificación, dedicación y realización de una tarea. Si considera que es adecuada o puede mejorar, cambiar, etc., le proponemos algunas claves.

Gestión y organización del tiempo

Es frecuente preguntarnos si gestionamos y organizamos nuestro tiempo de forma adecuada. Esto se debe a las numerosas tareas que debemos resolver diariamente. Sin embargo, ¿qué factores afectan en nuestra gestión y organización del tiempo?, ¿los conocemos?

Factores que afectan en la gestión y organización del tiempo:

  1. El cansancio es uno de los factores que más nos afecta en la organización del tiempo dificultando nuestro rendimiento. Ya sea físico o mental alargan el tiempo que necesitamos para realizar tareas.
  2. La jornada del directivo hace referencia a los descansos prácticamente inexistentes en el periodo laboral. Debido a las numerosas tareas que debemos resolver, no hacemos un descanso adecuado. Si no se realiza un descanso laboral, es difícil aprovechar bien el tiempo del que disponemos. Por tanto, es difícil cumplir con la organización del tiempo.
  3. La actitud personal en el entorno de trabajo afecta a nuestra organización de tiempo. La característica de ser amable con los demás conlleva dejar a un lado nuestras tareas. De este modo, olvidamos la importancia de nuestros quehaceres porque intentamos complacer a todos.

Para la vida laboral y personal es importante descansar y desconectar. Puesto que así se consigue una mayor eficacia y se minimizan posibles errores en el resultado final. También es importante conocer las tareas y valorar nuestro tiempo, ya que conseguiremos un mayor rendimiento.

¿Qué es el tiempo en el ámbito empresarial? ¿Sabe gestionarlo?

Si hablamos en términos empresariales, el tiempo abarca una gran línea temporal y laboral. Desde que iniciamos la jornada laboral hasta que la finalizamos o desde que iniciamos un proyecto y lo entregamos. De este modo, nuestra organización del tiempo está en relación con los plazos de entrega y a las metas propuestas.

En ocasiones surgen asuntos de última hora que hay que resolver. Por tanto, puede peligrar nuestra gestión y organización del tiempo. En este momento, nos hacemos las siguientes preguntas: ¿sabemos distinguir qué tarea es más importante?, ¿qué debemos hacer? Priorizar es la respuesta, siempre hay que anticipar la tarea que origine o genere más beneficios o resultados relevantes.

Conocer el tiempo de nuestra jornada laboral, de los plazos de entrega o qué tarea es prioritaria no es suficiente. Ya que en el entorno empresarial nos podemos encontrar con distintas normas de trabajo.  Estas son conocidas como ‘cultura propia’ de cada empresa teniendo en cuenta el entorno de trabajo.

Por tanto, la gestión y organización del tiempo se verá afectada por dicha cultura empresarial. Cada cultura valora diferentes aspectos. Por ejemplo, las horas que pasa en la empresa (cultura de presencia), todo es urgente (cultura de urgencias), etc.

Existe una gran variedad de culturas que pueden ser eficaces para ciertos trabajos, pero no para otros. Por ello, si quiere conseguir una buena gestión y organización del tiempo, revise su cultura de trabajo. Puede que la utilizada no sea la más adecuada para su entorno laboral.

Planificación de tareas y organización del tiempo

¿Planificamos de forma adecuada las tareas? ¿Establecemos una organización del tiempo para ellas? Al planificar tareas, recopilamos lo que nos llama la atención, procesamos su significado, organizamos y evaluamos los resultados. Así decidiremos qué hacer y qué es lo mejor.

¿Qué o cómo recopilamos? En general, recopilamos una lista de tareas pendientes o incompletas que nos afectan tanto a nivel personal como profesional. Existen diversas herramientas que nos ayudan a recopilar todas estas tareas. Por ejemplo, folios u hojas para hacer listas, aparatos electrónicos, grabadoras de voz, etc.

¿Qué procesamos? De todas las tareas pendientes debemos descartar aquellas que no generan beneficios. Es decir, hay tareas que pueden posponerse debido a que no son significativas. Todo aquello que sea relevante y genere beneficios es lo que se debe procesar primero.

Una vez que hemos seleccionado la tarea, organizamos y evaluamos todos los factores que intervienen. Y así podemos seleccionar la mejor forma de resolución.

De este modo, una buena planificación de tareas ayuda a seleccionar las tareas significativas. Y así no se pierde tiempo en aquellas que no son relevantes. Finalmente, nuestra planificación de tareas será funcional y nuestra organización del tiempo adecuada.

Planificación de proyectos empresariales y organización del tiempo

Para una empresa es importante la planificación de proyectos. Se debe realizar una organización del tiempo rentable y eficaz. Ya que buscamos que el proyecto se desarrolle de la mejor forma posible respetando los plazos.

En la planificación y puesta en marcha de proyectos debemos:

  1. Definir propósitos y principios: respondiendo a las preguntas de ¿por qué este proyecto? ¿qué valores tenemos que tener en cuenta? Reflexionaremos profundamente sobre el proyecto.
  2. Visualizar los resultados: ¿qué queremos conseguir? Preguntarnos por el resultado del proyecto nos ayuda a generar ideas para conseguirlo.
  3. Generar una lluvia de ideas.
  4. Organizar: ¿por dónde y cómo empiezo el proyecto? Para ello, debemos identificar las partes significativas, organizarlas por componentes, secuencias y prioridades, y detallar tanto como sea necesario.
  5. Identificar las acciones siguientes.
organización del tiempo IOE

No hay que olvidar que todas las reuniones que se vayan a organizar deben ser convocadas con tiempo

Planificación de reuniones empresariales y organización del tiempo

En las empresas, las reuniones son frecuentes debido a que se produce una interacción entre los participantes. En ellas, se coordina un proyecto, se trabaja en equipo, se analizan posibles problemas y se buscan soluciones. Sin embargo, cuando asistimos a una reunión consideramos si es o no adecuada.

Es importante preguntarnos ¿por qué una reunión? y ¿qué aspectos vamos a tratar? Respondiendo a estas preguntas, realizamos una organización del tiempo adaptada al tipo de reunión.

De las distintas reuniones que podemos planificar y organizar, las más frecuentes son las operativas y las tácticas. Así pues, si vas a planificar una reunión operativa diaria para dar instrucciones, recuerda que debe durar 5 minutos. Si es una reunión operativa semanal su duración debe ser de 10 a 15 minutos. Si se trata de una reunión táctica, se realiza entre los 45 minutos y 1 hora.

No hay que olvidar que todas las reuniones que se vayan a organizar deben ser convocadas con tiempo. Ya que en la organización del tiempo de los asistentes debe aparecer. De este modo, no afectará a la realización, finalización y entrega de otras tareas.

También es importante saber quién debe asistir. Si seleccionamos a personas que no deberían estar presentes, provocamos un retraso en la finalización y entrega de sus tareas. En definitiva, su organización del tiempo se verá afectada.

Fases de una reunión

Una reunión se planifica en torno a distintas fases para no se exceda en el tiempo:

  1. Apertura.
  2. Análisis de la discusión.
  3. Toma de decisiones.
  4. De cierre.

Una reunión es un tipo de evento por tanto, requiere de una evaluación final por parte del organizador. De este modo, se obtiene la información de si ha sido adecuada y eficaz.

No olvide que en la planificación de eventos y organización del tiempo el encargado debe ser asertivo y buen negociador. Y así, cualquier acto planificado conseguirá su éxito al mismo tiempo que crea una imagen positiva de la entidad.