Titulación Profesional

Modalidad
Online
Duración
50 horas
Titulación
IOE

Descripción del Curso o Máster

Bonificable
Empresas
Diploma
Universitario
Temario
Multimedia

Con este curso gestión del tiempo y planificación de tareas el alumno obtendrá las pautas para saber cómo administrar el tiempo de forma eficaz y conseguir el éxito profesional y el bienestar personal.

Las organizaciones quieren contar con profesionales que sepan gestionar mejor su tiempo  en función de las tareas que tiene realizar para optimizarlo lo mejor posible.  Por ello, este programa dota a al alumno con las mejores técnicas de gestión del tiempo con el fin de evitar el estrés laboral y la repercusión que tiene en el trabajo.

El tiempo como recurso

En este curso se aborda el cómo hacer el uso del tiempo. La reacción habitual ante la sensación de necesidad de tiempo es trabajar más horas, o trabajar más deprisa. Las dos soluciones acarrean una serie de inconvenientes. Por ejemplo, precipitación en la toma de decisiones, errores, y estrés.

El tiempo es un recurso totalmente diferente a los que estamos acostumbrados a manejar. Como características, destacamos que es un recurso:

  • Atípico. Se hace preciso tomar conciencia de que el tiempo es un recurso imprescindible para cualquier acto humano.
  • Equitativo. Es el único recurso repartido igual absolutamente, cada persona recibe las mismas veinticuatro horas.
  • Inelástico. Contrariamente a otros recursos más conocidos como el dinero, el tiempo no puede acumularse, ni ahorrarse, ni prestarlo.
  • Indispensable. No hay acción humana que pueda realizarse sin tiempo. Lo que queramos hacer, conseguir o disfrutar hay que pagarlo con tiempo.
  • Insustituible. No puede sustituirse por ningún otro recurso.
  • Inexorable. Todo lo que sabemos es que fluye en un solo sentido. Lo único que podemos hacer es utilizarlo a medida que va llegando.

El flujo de trabajo

Otro aspecto fundamental que abordamos  es el flujo del tiempo. Cuando vamos a realizar una tarea profesional persona pasamos por cinco fases.

  • Recopilamos las cosas que nos llaman la atención.
  • Procesamos lo que significan y lo que tenemos que hacer o no con ellas.
  • Organizamos los resultados.
  • Los evaluamos como opciones.
  • Entre las opciones decidimos qué hacer.

Trucos para gestionar y organizar el tiempo

El único requisito para tener un problema de tiempo es que la persona tenga objetivos y esté dispuesta a luchar para alcanzarlos. Algunas encuestas revelan que el directivo medio se siente insatisfecho con el 45% de su jornada. El resto de la jornada lo consideran una pérdida de tiempo.

También se considera que los demás son una fuente continua de problemas en cuanto al tiempo. Sin embargo, los hábitos son los que le permitan o no el aprovechamiento de ese recurso. Por lo tanto, su enemigo principal será uno mismo.

En este curso abordamos los hábitos que hay que cambiar. Un ejemplo, es que en casa hemos aprendido que hay que ser amable con las visitas. En definitiva, buenos anfitriones. Esa concepción es frecuente trasladarla al despacho, lo que resulta inadecuado. En el despacho el objetivo es otro, ser eficaz.

Destacamos que los hábitos inadecuados más frecuentes son:

  • Complacer a los demás.
  • Sentirse culpable.
  • Perfeccionismo.
  • Dejar para luego.
  • Hacer varias cosas a la vez.
  • Roles familiares.
  • El modo de priorizar.

La cultura de la gestión y organización del tiempo

En este programa analizamos las pautas de comportamiento que tiene una organización. Estas no suelen estar escritas, pero se transmiten de forma oral. Por ejemplo, cuando entra un empleado nuevo sus compañeros le cuentan anécdotas y casos que configuran los comportamientos. A todo esto lo llamamos cultura. Es el comportamiento que los demás esperan de nosotros.

En lo que al tiempo se refiere, la cultura tiene apoyos erróneos y viciados. La razón fundamental es que actuamos como si realmente supiéramos:

  • Qué actividad tenemos que desarrollar en cada momento. Es decir, el contenido de nuestro puesto de trabajo. Cuando lo cierto es que solo están definidos, cuando lo están, los puestos de niveles inferiores.
  • Qué tiempo nos lleva realizar esa actividad, cuando la realidad es que no lo sabemos.

La interrupción como ladrón del tiempo

Las interrupciones son probablemente el ladrón de tiempo más importante. Como datos estadísticos podemos comentar que un directivo medio es interrumpido a lo largo de jornada laboral entre 60 y 80 veces. Esto da lugar a una vez cada 6 u 8 minutos.

Estas interrupciones ocasionan un doble perjuicio. Por un lado, absorben mucho tiempo. Siendo optimistas y suponiendo que cada interrupción haya resuelto en dos minutos, y que además formen parte del propio trabajo, le habrá supuesto dos horas diarias. Y, por el otro le distraen, de forma que ha perdido el tiempo invertido. Y, además, es una pérdida adicional que le supone retomar el hilo de por dónde iba la acción en curso.

No todas las interrupciones son rechazables. Muchas de ellas son parte de su trabajo y tendrá que verlas como tal. Otras resolverán problemas o aportarán información relevante. En este curso se proporcionan conocimientos para que sea capaz de tratar las interrupciones adecuadamente. Es importante evitarlas y limitar el tiempo que nos ocupa.

La organización y planificación de reuniones

Gran parte del tiempo en las organizaciones en los niveles directivos se emplea en reuniones. Las reuniones son necesarias y muy importantes en cualquier organización. Pero también se pueden convertir en un verdadero ladrón de tiempo si no se gestionan de forma eficaz.

Las reuniones no son gratuitas, tienen un coste, por lo general, muy elevado. La reunión ha de ser un medio para alcanzar un objetivo. Cuando necesitamos organizar una reunión tenemos que considerar las alternativas. Podemos alcanzar los mismos objetivos a través de una llamada o un correo electrónico.

Las reuniones suelen ser una fuente de frustración por la sensación de pérdida de tiempo. Se estima que por cada dos reuniones se acaba generando una tercera.

La causa principal de la ineficacia de las reuniones es la falta de preparación previa por parte del responsable de la misma o de los participantes.

Otras causas que dan origen a la falta de eficiencia en las reuniones son:

  • Falta de un objetivo concreto.
  • Dispersión, cambios de tema.
  • Ausencia de orden del día.
  • No tener interés en el asunto a tratar.
  • La susceptibilidad y falta de confianza entre los asistentes.

Plan de Estudios

Tema 1. Gestión y organización del tiempo.

  1. Introducción.
  2. El uso del tiempo.
  3. El tiempo como recurso.
  4. Diagnóstico de la persona.
  5. Diagnóstico del entorno.
  6. El enfoque hacia los objetivos.
  7. Los grandes ladrones del tiempo.
  8. Otros ladrones del tiempo.
  9. El equipo de trabajo.
  10. Los grupos de trabajo.
  11. El comportamiento en la organización.
  12. Estilos directivos.
  13. Dinámicas de grupo.
  14. El tiempo de trabajo con otros.

 Tema 2. Planificación de tareas.

  1. Introducción.
  2. El flujo de trabajo.
  3. Puesta en marcha de un proyecto.
  4. El espacio y las herramientas.
  5. La influencia del estrés en la organización del trabajo.

 Tema 3. Organización y planificación de reuniones.

  1. Introducción.
  2. Funciones y responsabilidades en la gestión de reuniones.
  3. La convocatoria.
  4. El desarrollo de una reunión.
  5. Evaluación y control de una reunión.
  6. Tipologías personales y tratamiento.
  7. Situaciones problemáticas y tratamiento.
  8. Proceso de comunicación defectuoso.

Objetivos del Curso o Máster

  • Hacer una gestión eficaz del tiempo.
  • Realizar una planficación de tareas.
  • Organizar y planificar reuniones.

@IOE Business School 2017

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