Titulación Profesional

Modalidad
Online
Duración
50 horas
Titulación
IOE

Descripción del Curso o Máster

Bonificable
Empresas
Diploma
Universitario
Temario
Multimedia

Con este curso gestión del tiempo y planificador de tareas el alumno obtendrá las pautas para saber cómo administrar el tiempo de forma eficaz. Además, aprenderán a conseguir el éxito profesional y el bienestar personal.

Asimismo, las organizaciones quieren contar con profesionales que sepan gestionar mejor su tiempo  en función de las tareas que tiene realizar para optimizarlo lo mejor posible.  Por ello, este programa dota a al alumno con las mejores técnicas de gestión del tiempo con el fin de evitar el estrés laboral y la repercusión que tiene en el trabajo.

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En este curso de gestión del tiempo y planificador de tareas se aborda cómo hacer el uso del tiempo. La reacción habitual ante la sensación de necesidad de tiempo es trabajar más horas, o trabajar más deprisa. Las dos soluciones acarrean una serie de inconvenientes que veremos en este curso de gestión del tiempo y planificador de tareas. Por ejemplo, precipitación en la toma de decisiones, errores, y estrés.

El tiempo es un recurso totalmente diferente a los que estamos acostumbrados a manejar. Entre las características que destacaremos en este curso de gestión del tiempo y planificador de tareas están:

  • Atípico. Se hace preciso tomar conciencia de que el tiempo es un recurso imprescindible para cualquier acto humano.
  • Equitativo. Es el único recurso repartido igual absolutamente, cada persona recibe las mismas veinticuatro horas.
  • Inelástico. Contrariamente a otros recursos más conocidos como el dinero, el tiempo no puede acumularse, ni ahorrarse, ni prestarlo.
  • Indispensable. No hay acción humana que pueda realizarse sin tiempo. Lo que queramos hacer, conseguir o disfrutar hay que pagarlo con tiempo.
  • Insustituible. No puede sustituirse por ningún otro recurso.
  • Inexorable. Todo lo que sabemos es que fluye en un solo sentido. Lo único que podemos hacer es utilizarlo a medida que va llegando.

Otro aspecto fundamental que abordamos en este curso de gestión del tiempo y planificador de tareas es el flujo del tiempo. Cuando vamos a realizar una tarea profesional pasamos por cinco fases:

  • Recopilamos las cosas que nos llaman la atención.
  • Procesamos lo que significan y lo que tenemos que hacer o no con ellas.
  • Organizamos los resultados, tal y como aprenderemos en este curso de gestión del tiempo y planificador de tareas.
  • Los evaluamos como opciones.
  • Entre las opciones decidimos qué hacer.

Trucos para gestionar y organizar el tiempo

El único requisito para matricular en este curso de gestión del tiempo y planificador de tareas es que la persona tenga objetivos y esté dispuesta a luchar para alcanzarlos. Algunas encuestas revelan que el directivo medio se siente insatisfecho con el 45% de su jornada. El resto de la jornada lo consideran una pérdida de tiempo. Tal y como se estudia en este curso de gestión del tiempo y planificador de tareas.

También se considera que los demás son una fuente continua de problemas en cuanto al tiempo. Sin embargo, los hábitos son los que le permitan o no el aprovechamiento de ese recurso. Por lo tanto, aprenderemos en este curso de gestión del tiempo y planificador de tareas que  nuestro principal enemigo, seremos nosotros mismos.

En este curso de gestión del tiempo y planificador de tareas abordaremos los hábitos que hay que cambiar. Por ejemplo, la normativa social indica que al llegar una visita a un hogar, hay que ser amables. En definitiva, buenos anfitriones. Esa concepción es frecuente trasladarla al despacho, lo que resulta inadecuado. En el despacho el objetivo es otro; ser eficaz. Correspondiéndose con este temario del curso de gestión del tiempo y planificador de tareas.

Destacamos en este programa de gestión del tiempo y planificador de tareas,  que los hábitos inadecuados más frecuentes son:

  • Tiempo pensando cómo complacer a los demás.
  • El sentimiento de culpabilidad dado por determinadas situaciones.
  • El tiempo invertido en el perfeccionismo.
  • Dejar para luego las cosas que se pueden hacer al momento.
  • Hacer varias cosas a la vez.
  • Los malos hábitos heredados de los roles familiares.
  • El modo y la carencia de técnicas para crear prioridades.

La cultura de la gestión y organización del tiempo

En esta formación de gestión del tiempo y planificador de tareas,  analizaremos las pautas de comportamiento que tiene una organización. Estas no suelen estar escritas, pero se transmiten de forma oral. Por ejemplo, cuando entra un empleado nuevo sus compañeros le cuentan anécdotas y casos que configuran los comportamientos posteriores. A todo esto, en este curso de gestión del tiempo y planificador de tareas,  lo llamamos cultura. Es el comportamiento que los demás esperan de nosotros.

En lo que al tiempo se refiere, la cultura tiene apoyos erróneos y viciados. La razón fundamental es que actuamos como si realmente supiéramos. En este programa de gestión del tiempo y planificador de tareas aprenderemos:

  • Las actividades que tenemos que desarrollar en cada momento. Es decir, el contenido de nuestro puesto de trabajo. Cuando lo cierto es que solo están definidos, cuando lo están, los puestos de niveles inferiores.
  • Definir el tiempo que nos llevará realizar las actividades, cuando la realidad es que no lo sabemos.

La interrupción como ladrón del tiempo

Las interrupciones son probablemente el ladrón de tiempo más importante que veremos en este curso de gestión del tiempo y planificador de tareas. Como datos estadísticos podemos comentar que un directivo medio es interrumpido a lo largo de jornada laboral entre 60 y 80 veces.

Estas interrupciones ocasionan un doble perjuicio. Por un lado, absorben mucho tiempo. Siendo optimistas y suponiendo que cada interrupción haya resuelto en dos minutos, y que además formen parte del propio trabajo, le habrá supuesto dos horas diarias. Y, por el otro le distraen, de forma que ha perdido el tiempo invertido. Y, además, es una pérdida adicional que le supone retomar el hilo de por dónde iba la acción en curso.

Entre los ladrones de tiempo más temidos por los directivos están las visitas inoportunas, casi siempre dadas por compañeros. Las llamadas telefónicas entrantes. Las reuniones previstas o improvisadas e incluso las convocadas por uno mismo. En este sentido, las crisis tales como incendios y otras urgencias. Y, para finalizar, dejas las cosas para luego, tal y como se estudiará en este programa de gestión del tiempo y planificador de tareas.

No todas las interrupciones son rechazables. Muchas de ellas son parte de su trabajo y tendrá que verlas como tal. Otras resolverán problemas o aportarán información relevante. En este curso se proporcionan conocimientos para que sea capaz de tratar las interrupciones adecuadamente. Es importante evitarlas y limitar el tiempo que nos ocupa, como se aprenderá a hacer con este experto de gestión del tiempo y planificador de tareas.

Aunque estos son los ladrones de tiempo más relevantes, existen otros tales como los viajes,  la espera y los  informes y trabajo innecesario de escritorio.

La organización y planificación de reuniones

Gran parte del tiempo en las organizaciones en los niveles directivos se emplea en reuniones. Las reuniones son necesarias y muy importantes en cualquier organización. Pero también se pueden convertir en un verdadero ladrón de tiempo si no se gestionan de forma eficaz.

Las reuniones no son gratuitas sino que tienen un coste, por lo general, muy elevado. La reunión ha de ser un medio para alcanzar un objetivo. Cuando necesitamos organizar una reunión tenemos que considerar las alternativas, lo que se impartirá en esta formación de gestión del tiempo y planificador de tareas. Podemos alcanzar los mismos objetivos a través de una llamada o un correo electrónico.

Las reuniones suelen ser una fuente de frustración por la sensación de pérdida de tiempo. Se estima en este curso de gestión del tiempo y planificador de tareas que por cada dos reuniones se acaba generando una tercera.

La causa principal de la ineficacia de las reuniones es la falta de preparación previa por parte del responsable de la misma o de los participantes.

Otras causas que dan origen a la falta de eficiencia en las reuniones son:

  • Falta de un objetivo concreto de la reunión.
  • Dispersión y cambios de tema durante el encuentro.
  • Ausencia de orden del día y otros puntos organizativos de ayuda.
  • No interés por parte de los participantes  en el asunto a tratar.
  • La susceptibilidad y falta de confianza entre los asistentes a la reunión.

El trabajo en equipo y el tiempo

El tiempo es un recurso escaso, sobre todo cuando se lidia con fechas límites de entrega y el estrés relacionado. Intentar abarcar más de lo posible y la dependencia de colaboradores es una de las razones. Los equipos de trabajo son una modalidad muy eficaz y competente cuando los integrantes reparten bien sus funciones.

Los cuatro elementos que intervienen en un equipo de trabajo son: los miembros, el proyecto, el clima y el liderazgo. Todos estos factores y sus características se estudiarán en este curso de de gestión del tiempo y planificador de tareas.

En primer lugar, los miembros deben  perfiles profesionales que se complementen mediante sus aptitudes y conocimientos.

Luego, el proyecto y la existencia de una tarea común de acuerdo con el objetivo del grupo. El clima de trabajo es un elemento fundamental en la gestión del tiempo y planificador de tareas. El ambiente de trabajo debe ser basado en la cooperación, confianza y comunicación. Finalmente, el factor que une y organiza todo el equipo: el liderazgo. La figura líder es quien coordina y organiza las tareas para cumplir con los objetivos.

Por otra parte, entre las circunstancias que dificultan el trabajo en equipo está la presión externa y el desajuste de la realidad. Así como la falta de apoyo, la colaboración  y las situaciones personales que puedan influir de manera negativa en el desarrollo del trabajo.

En estos casos lo recomendado en este curso de gestión del tiempo y planificador de tareas es aclarar las funciones de cada cual. De esta manera se evitan los conflictos de roles. Además, es imperativo que se fomente la empatía y las buenas maneras en el puesto de trabajo. Las técnicas para detectar estos comportamientos se aprenderán en este programa de gestión del tiempo y planificador de tareas.  

 Las ventajas de la delegación

¿Cómo conseguir delegar para alcanzar más productividad? ¿Cuáles son los pasos a seguir? En este curso de gestión del tiempo y planificador de tareas veremos  las siguientes recomendaciones:

  • Definir y asignar los deberes de cada uno de los miembros del equipo de trabajo.
  • Delegar la autoridad.
  • Aclarar derechos, funciones y responsabilidad en todo momento.
  • Crear un ambiente de confianza para todos los miembros involucrados.

Dirigir no significa hacer las cosas uno mismo, sino saber hilvanar de manera armónica una situación para alcanzar objetivos. El concepto delegar ha sido siempre motivo de debate y es frecuente delegar de manera incorrecta. Se le llama delegar a encomendar una labor que habitualmente hace el líder a otra miembro del equipo de trabajo. Tal y como se estudiará en este programa de gestión del tiempo y planificador de tareas, delegar y asignar funciones no es lo mismo.

Las reglas de la delegación son claras, entre ellas está no delegar lo que ha sido recibido por delegación. No delegar toda la responsabilidad, sino compartirla. No avocar la responsabilidad antes del término establecido ni intervenir sin causa. Crear más canales de comunicación para estar todos mejor informados sobre los procesos y funciones a desarrollar.

Las funciones más indicadas para delegar son aquellas en las que no se está especialmente capacitado/a y otro miembro lo puede hacer mejor. Las que no gusten especialmente, ya que la motivación personal influye a la hora de desempeñar una tarea mejor o peor. También es bueno delegar las tareas que suelen ocupar mucho tiempo y las que pueden suponer una formación conveniente para el colaborador.

Plan de Estudios

Tema 1. Gestión y organización del tiempo.

  1. Introducción.
  2. El uso del tiempo.
  3. El tiempo como recurso.
  4. Diagnóstico de la persona.
  5. Diagnóstico del entorno.
  6. El enfoque hacia los objetivos.
  7. Los grandes ladrones del tiempo.
  8. Otros ladrones del tiempo.
  9. El equipo de trabajo.
  10. Los grupos de trabajo.
  11. El comportamiento en la organización.
  12. Estilos directivos.
  13. Dinámicas de grupo.
  14. El tiempo de trabajo con otros.

 Tema 2. Planificación de tareas.

  1. Introducción.
  2. El flujo de trabajo.
  3. Puesta en marcha de un proyecto.
  4. El espacio y las herramientas.
  5. La influencia del estrés en la organización del trabajo.

 Tema 3. Organización y planificación de reuniones.

  1. Introducción.
  2. Funciones y responsabilidades en la gestión de reuniones.
  3. La convocatoria.
  4. El desarrollo de una reunión.
  5. Evaluación y control de una reunión.
  6. Tipologías personales y tratamiento.
  7. Situaciones problemáticas y tratamiento.
  8. Proceso de comunicación defectuoso.

Objetivos del Curso o Máster

  • Hacer una gestión eficaz del tiempo.
  • Realizar una planficación de tareas.
  • Organizar y planificar reuniones.

@IOE Business School 2017

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