Cuántas veces nos dijeron de pequeños: no empieces una cosa antes de terminar otra. ¡Cientos, puede que incluso miles! Probablemente, sin saberlo, nos estaban enseñando la filosofía “stop starting, start finishing” sobre la que se cimienta el método Kanban.
El método Kanban es un sistema de trabajo. Su objetivo es entregar a tiempo los proyectos. Para conseguirlo, se dividen de forma jerárquica y se deben realizar en el orden asignado. Es decir, hasta que no termines la primera tarea, no podrás iniciar la segunda.
Con esto se pretende conseguir que todos los trabajadores conozcan qué se está haciendo y dispongan de los recursos necesarios en cada momento. El proyecto debe desarrollarse como una cadena. Si falla un engranaje, la cadena se detendrá.
Sin embargo, como todas las partes conocen lo que está pasando, podrá implementarse una solución de forma rápida y eficaz.
Kanban Board, su versión aplicada al software
El avance de las tecnologías de la información ha ido calando en las empresas. Por ello, este método que comenzó siendo analógico fue reformulado para poder aplicarse al software. De esta forma, se combina la idea inicial con una fórmula más útil.
Esta metodología se denomina Kanban Board. En primer lugar, debemos tener en cuenta que esta palabra significa en japonés “señal visual”. Esto arroja pistas sobre la tipología de esta herramienta.
Su creador, David Anderson, estableció para esta herramienta de visualización cinco categorías. Estas son las siguientes: señales visuales, columnas, límites del trabajo en curso, un punto de compromiso y un punto de entrega.
En base a estas, podemos clasificar el flujo de trabajo y el equipo completo puede conocer qué se está haciendo a tiempo real. De este modo, se fomenta la comunicación entre los miembros del equipo.
Además de las cinco categorías, existen tres estados para marcar las tareas: to do, doing, done (por hacer, en curso, hecho).
Elementos de un tablero de Kanban
Si quieres conocer para qué se utilizan estos elementos, continua leyendo. A continuación, desgranamos las cinco categorías del Kanban Board que podrás visualizar en su interfaz:
- Señales visuales: las tarjetas visuales sirven para escribir las tareas a modo de pos-it. Ahí se pueden definir las tareas, las personas implicadas, el tiempo para realizarlas,…
- Columnas: cada columna representa un estado del flujo de trabajo. En base a esto, nuestras tareas van moviéndose desde “to do”, pasando por “doing” hasta “done”. Aunque también pueden ser más complejas.
- Límites del trabajo en curso: este elemento hace referencia al número máximo de tarjetas que pueden agruparse dentro de una columna. Solo pueden incluirse tres tarjetas por columna. De esta forma, el trabajador puede centrarse de lleno en ellas, y al finalizar continuar con las siguientes. Estos límites actúan como filtro, los equipos deben valorar las prioridades. A la vez que no deben asumir más trabajo del que pueden realizar en un tiempo determinado.
- Punto de compromiso: este es el espacio dedicado a la comunicación. Los compañeros o los clientes pueden plantear ideas para mejorar las tareas.
- Punto de entrega: este es el punto final. Cuanto antes pasen del punto de compromiso a este estado, el plazo será más breve. Lo que significa que el trabajo se realizará más eficazmente y repercutirá en la satisfacción de los clientes.
¿Qué aporta Kanban a la gestión de los recursos humanos?
La gestión de personas es una tarea que requiere analizar distintos ámbitos tanto colectivos como individuales. Los departamentos de recursos humanos deben trabajar más allá de la selección de personal, por ejemplo detectando actividades que no generan valor o determinar qué persona es más adecuada para realizarlas.
Si te interesa el sector dedicado a la gestión de personas, nuestro Máster en Recursos Humanos puede una gran opción para capacitarte. Con él podrás aprender todo lo necesario para aportar valor a las empresas gracias al capital humano.
El método de Kanban es una metodología ágil. Es decir, aquella que permite adaptar y flexibilizar el trabajo en función del proyecto concreto. Sus valores más importantes para las empresas, y para este departamento en concreto, te los enumeramos a continuación.
Valores de referencia del tablero kanban
- Transparencia: todos pueden ver lo que sucede. De este modo, se pueden averiguar qué tareas son menos productivas, qué frena los procesos, quiénes son los responsables. En definitiva, es un método que permite la revisión continua gracias a que se conocen todos los pasos del proyecto.
- Estabilidad: en las empresas es importante que la carga de trabajo esté equilibrada. Con esta metodología esto es fácil de controlar, ya que la herramienta no permite poner en las columnas más de tres tareas.
- Responsabilidad: cada persona es responsable de una parte del proyecto, si esta falla el resto sale perjudicado. Pero a la vez, fomenta que todos trabajen en equipo para lograr el éxito común. Del mismo modo, la autonomía se pone en valor.
- Innovación y creatividad: ofrece la oportunidad de poner en común ideas para mejorar. A la vez, se fomenta la creatividad de todos los colaboradores del proyecto.
- Actualización y mejora continua: esta metodología sirve para realizar un seguimiento que aporta datos sobre la situación. De esta forma, se pueden implementar mejoras en las distintas fases.
Las empresas flexibles se benefician de Kanban Board
La aplicación de los tableros Kanban es especialmente interesante en las empresas que se caracterizan por su flexibilidad. Cuando el trabajador tiene el mando sobre su trabajo puede adaptar sus horarios al flujo de tareas. Esto permite aumentar la conciliación.
Asimismo, dada la situación actual derivada de la crisis del coronavirus que afecta a todo el mundo. Fomentar el teletrabajo se presenta casi como un ejercicio de responsabilidad corporativa. Por ello, esta metodología es de gran utilidad para ello.
Los trabajadores pueden adaptar sus jornadas al trabajo. Además, de controlar el trabajo equitativo de los distintos miembros de la organización.
¿Consideras que esta metodología ágil puede ser útil para tu empresa? ¿Sabrías implementarla? ¿Los trabajadores agradecerían utilizar el tablero kanban? Esperamos haber dado respuesta a todas estas preguntas y, sobre todo, que sirva para mejorar el rendimiento de tu organización.