SECRETARIADO DE DIRECCIÓN

El secretariado en dirección se ha convertido en un elemento esencial en las organizaciones. Esta formación analiza los recientes cambios que se han producido en el perfil y en las funciones de los secretarios.

Las empresas necesitan contar con expertos en secretariado en dirección con gran capacitación, productividad y creatividad.

El objetivo de este curso es que los alumnos desarrollen habilidades administrativas.  Además, se capacita para que ayuden a la alta dirección de forma resolutiva y eficaz.

Estudiar secretariado en dirección online

Una parte muy importante en el secretariado en dirección es la comunicación organizacional. Esta comunicación puede ser externa, de protocolo, de normas sociales, etc. Nos adentraremos en todos estos aspectos para que los egresados consigan una comunicación eficaz.

La comunicación es una práctica que se realiza desde hace muchos años y se divide en varias ramas de estudio. Los alumnos aprenderán que existe la posibilidad de saber y poder expresarnos verbalmente o no verbalmente. Es importante que en el secretariado de dirección se maneje adecuadamente la forma de expresión y el lenguaje corporal.

Mostraremos que entre el emisor y el receptor se genera una relación sin igual. Resulta conveniente establecer y definir el tema a tratar y la estructura del discurso. Todos estos detalles lo iremos desglosando en este curso de secretariado de dirección.

Los participantes aprenderán a enfatizar para dar importancia a lo que quieren comunicar. Además, utilizarán otros recursos como repetición, sencillez, claridad y brevedad. Por otro lado, abordaremos aspectos como la cortesía y la cercanía en la comunicación. Si se emplean frases en primera persona ofrecen vínculo y adhesión. Es fundamental utilizar las reglas de educación que estudiaremos en este curso de secretariado de dirección.

No menos importante es la comunicación no verbal, es decir, el lenguaje de los gestos. Veremos que se incluyen desde miradas hasta posiciones corporales. El estudio de este tipo de comunicación nació con el análisis de los grandes líderes. Se investigaba cómo se podían crear líderes a través de la comunicación.

Años más tarde, se extrapoló a estudios del área del comercio y ventas. Así como, en otros ámbitos donde la comunicación es un elemente clave. Durante este programa en secretariado de dirección abordaremos tres tipologías importantes: gesticulación, voz y distancia.

La correspondencia en una organización

En este curso de secretariado en dirección destacamos la importancia de la correspondencia en la comunicación de una organización. Actualmente el volumen de correspondencia enviada y recibida está creciendo continuamente. Por tanto, la velocidad de transmisión tiene que aumentar también.

En una organización la cantidad de envíos que se reciben es muy grande. Entre la funciones de secretariado de dirección está decidir que interesa y que no interesa. Gracias a esta formación, los alumnos adquirirán los conocimientos suficientes para realizar esta clasificación.

Por otro lado, en los buzones de la empresa llega con frecuencia distintos tipos de correspondencia. Por ejemplo, promociones, informaciones, catálogos, cartas, etc. Es importante guardar lo interesante y tirar el resto.

Normalmente, las empresas que organizan bien la documentación siguen unos procedimientos para seleccionar y registrar la correspondencia. En el caso de la correspondencia comercial en este curso de secretariado en dirección destacamos dos características. Esta son que es muy numerosa y que perdura en el tiempo.

Los alumnos aprenderán que esto conlleva dos consecuencias relevantes para la organización:

• La correspondencia supone una gran inversión de tiempo en las oficinas. Engloba muchas tareas del secretariado en dirección.
• Supone una gran acumulación de documentos puesto que son perdurables. Por tanto, hay que establecer un procedimiento para tratar la correspondencia.

Es importante destacar que cada documento que sale o se recibe en una organización tiene que estar correctamente identificado. Esto se tiene que realizar de una forma objetiva, rigurosa y estándar. De esta forma, en cualquier momento se puede disponer de los documentos de manera rápida y eficaz.

La gestión de las cartas de reclamación

Otro tema muy importante que estudiamos en esta formación en secretariado en dirección son las cartas de reclamación. La gestión y elaboración de estas cartas es una función que tienen que realizar los secretarios en una empresa.

Cuando se producen conductas comerciales que no se han pactado en las condiciones hay que elaborar cartas de reclamación. Por lo tanto, se tiene que redactar haciendo hincapié en el producto o servicio que no ha cumplido las condiciones parcial o totalmente.

En términos generales, este tipo de cartas tienen que narrar concretamente los hechos para solucionar la situación. En este curso de secretariado de dirección destacamos que hay que evitar las frases provocadoras o el vocabulario descortés. Además, los alumnos aprenderán a clasificar las cartas en función de la persona.

La clasificación según el cliente en la carta de relación es:

• Del pedido. En este caso el contratante es el que reclama. Sucede cuando no se cumple lo pactado de forma adecuada.
• Por error de facturación. Este tipo de cartas tiene como objetivo esclarecer las anomalías que aparecen en los documentos. Estas suelen afectar a la cantidad de unidades, al precio pactado, a la forma de pago, etc.

En el caso del proveedor destacamos el siguiente tipo de carta de reclamación:

• Del impagado. Las cartas que surgen por los cobros y pagos suelen elaborarse en el proceso de compra-venta. Están relacionadas con la frecuencia de plazos, vencimientos, número de factura, etc. Es conveniente que todo quede claro para que no surjan malentendidos.

El registro de la información en una empresa

También es un tema interesante que trataremos en este curso de secretariado en dirección. Se trata de un factor muy relevante cuando se quieren hacer consultas. Actualmente muchas organizaciones públicas y privadas apuestan por controlar la entrada y salida de su correspondencia.

Los egresados conocerán que el registro de la información se puede hacer de forma manual o informatizada. En este programa de secretariado en dirección abordaremos ambas formas.

Durante los últimos años este tipo de registros ha progresado del libro de registro físico a la digitalización y automatización de la información a través de técnicas de gestión de documentos. Destacamos que esta evolución ha sido una mejora esencial en su explotación.

La expansión global de las nuevas tecnologías y la producción de nuevas herramientas han influido en la práctica empresarial. Sobre todo, en lo que se refiere a la comunicación, trasmisión y conservación de documentos.

La realización de informes

La realización de informes es otra función importante en el secretariado en dirección. Los informes contienen una descripción sobre las características o circunstancias de un suceso o asunto concreto. Normalmente, la finalidad de realizar un informe es informar a la alta dirección.

No obstante, en este curso de secretariado en dirección resaltamos en ciertas ocasiones los informes incluyen elementos persuasivos. Por ejemplo, una recomendación, sugerencia, etc. para que el lector pueda ver las posibilidades antes de llevar a cabo una acción.

Los alumnos de esta formación en secretariado en dirección conocerán en detalle los dos tipos de informes más importantes para una empresa:

• Comerciales. En general son cartas que se envían a otras personas que realizan la misma actividad, entidades de crédito, etc. En ellas se incluye información sobre clientes y proveedores. Como por ejemplo, sobre su solvencia económica, seriedad, etc.
• Personales. Son cartas que se envían a las organizaciones para pedir información sobre personas que conocen por haber proporcionado sus servicios.