CURSO DE FORMACIÓN CONTINUA EN LOGÍSTICA DE COMPRAS

Este curso de formación continua en logística de compras es una oportunidad para aprender cómo organizar una empresa. De este modo, alcanzar el máximo nivel de eficiencia y eficacia. Podrás conocer todo el proceso. Desde la logística de compras desde el control de calidad a la selección de proveedores.

Estudios en logística de compras online

En este curso de logística de compras entendemos que la estructura organizacional es un sistema donde miembros de una empresa adquieren un rol determinado. Esto sirve para fomentar el trabajo en equipo de forma óptima y alcanzar los objetivos prefijados.

Los objetivos de la organización deben ser verificables, precisos y factibles. De este modo, tiene que incluir los cualitativos y cuantitativos. Deben ser claros en la definición de los derechos y deberes, y de las tareas de cada empleado.

También deben fijarse los mandos de cada departamento. Cada persona debe conocer quiénes son sus subordinados, superiores,... Del mismo modo, se debe definir el flujo de información.

Por otra parte, es importante destacar dos elementos implícitos en todas las organizaciones: la eficacia y la eficiencia.

La estructura organizativa formal

La organización formal se caracteriza por aglutinar las reglas, tareas, procedimientos y estructura jerárquica. Con el fin de establecer un orden en las relaciones de los miembros. Algunas de sus características son:

• Especialización: las tareas se dividen para que resulten más simples. Estás se agrupan en unidades organizativas.
• Coordinación y áreas de mando: existen supervisores para controlar, tomar decisiones y solucionar problemas.
• Formalización: estandarizar los procesos, formalizar las normas,…

Algunos de los factores de la estructura organizativa formal son los siguientes:

• Tamaño.
• Tecnología.
• Entorno social y sector de actividad.

Tipos de estructuras

Dentro de la formación en logística de compras podemos encontrar una división entre los tipos de estructuras de una organización:

• Funcional: la especialización de los empleados, tras el periodo de aprendizaje, tiene como resultado el aumento de la productividad empresarial. En la logística de compras, centralizar el trabajo puede suponer una mejorar en la eficiencia. Por otra parte, con la repetición de un mismo trabajo puede generar desmotivación y aburrimiento.
• Por proyectos: se usa habitualmente en proyectos de una duración determinada. Se dota de los miembros y el material necesario para llevar a cabo las tareas.
• Por productos: se utiliza para que unos determinados empleados produzcan un determinado producto. Es el máximo exponente de la especialización.
• Según la centralización: ante la excesiva descentralización, y en oposición al caso anterior, la especialización sería mínima. Esto tiene como consecuencia, la pérdida de eficiencia.

La centralización y descentralización

Existen argumentos a favor y en contra de la descentralización. De este modo, podemos atisbar que no existe una solución perfecta para una organización. Sin embargo, la coordinación y el control son elementos claves.

La staff-and-line es una forma de organización formal que agrupa ambas posiciones. La utilizan habitualmente las empresas con varios centros de producción en distintos lugares. Este tipo de organización se rige por:

• Existe un director responsable de compras para toda la empresa.
• En cada centro hay un departamento de compras.
• La central debe ocuparse de la redacción de las políticas de compras.

De la gestión de compras a gestión de aprovisionamiento

Ante la actualidad cambiante, las empresas pueden dar un vuelco imprevisible. Por ello, no es suficiente con controlar la situación del  momento. Las empresas deben buscar que la situación les genere su propia ventaja. Esto requiere un cambio de perspectiva: pasar de la gestión de compras a la gestión de aprovisionamientos.

Para configurar la estrategia de aprovisionamiento, algunas empresas en Europa han propuesto cuatro etapas:

• Clasificación: la incidencia de la compra de un producto se puede medir en relación a distintas variables. Se pueden clasificar en: productos estratégicos, cuello de botella, palanca y no críticos. Para la toma de decisiones estratégicas, la empresa necesita ayudarse de una gran variedad de técnicas analíticas. Así pues, cada categoría tiene un enfoque de compra diferente.
• Análisis de mercado: la empresa debe imponer una estrategia de negociación con los proveedores. Existen varios criterios para medir la fuerza de la empresa y del proveedor. Por ejemplo, la estabilidad del punto muerto del proveedor, la exclusividad del producto suministrado,…
• Posicionamiento estratégico: se debe situar en la matriz de compra aquellos materiales identificados como estratégicos.
• Planes de acción: deben determinarse a corto y a largo plazo.

Una buena planificación de la función de compras debe ser reflejo de la empresa global. Es la dirección quién debe decidir si centralizar o descentralizar esta área. Cada estrategia en la logística de compras tiene una solución y unos problemas. Por lo tanto, es necesario elegir la que mejor se adapte a nuestra organización.

Evaluación y selección de proveedores

Para llevar a cabo la selección de los proveedores es necesario valorar las propuestas de los candidatos. También es importante mantener negociaciones con estos. En el proceso es necesario mostrar transparencia y justicia durante el proceso.

Es necesario transmitir imparcialidad y confianza en la selección. Esto sirve para fomentar una mayor participación. Y, por ende, una mayor inversión. De este modo, se evitarán posibles quejas de los no seleccionados.

En la selección, es necesario documentar el proceso con las ventajas e inconvenientes de los candidatos. Por otra parte, las propuestas deben ser evaluadas siguiendo el cronograma previsto.

Antes de otorgar los criterios de evaluación es imprescindible analizar las propuestas de los candidatos:

• Programar presentaciones de las propuestas orales: en los casos más complejos es necesario realizar una presentación oral. De este modo, se pretende valorar si el vendedor entiende los requisitos, medir el nivel de compromiso, ayudar a decir si la empresa y el proveedor son compatibles,…
• Confirmar entendimiento mutuo: como hemos mencionado anteriormente, las presentaciones orales son una opción. Otra práctica es comparar las valoraciones de los proveedores con la planificación del proyecto.
• Análisis de proveedores: para la valoración de los proveedores pueden realizarse visitas. En ellas, se puede analizar las instalaciones, las habilidades técnicas, moral del empleado, control de calidad,….
•  Financiero: puede servir para saber cómo se encuentra la empresa en términos de de liquidez, facturación, rentabilidad.
• De calidad: existen distintos aspectos a considerar. Por ejemplo, disponer de certificaciones, probar algún producto, la mejora del proceso, el control o la formación.
• Revisión de conceptos previa a la puntuación.
• Evaluación.

Planes de negocio

A veces durante el proceso de selección de proveedores es necesario recurrir a las negociaciones. Es recomendable en los siguientes casos:

• En proyectos que impliquen cantidades elevadas de dinero.
• El desarrollo interno es una alternativa.
• Los precios incluidos en las propuestas de los proveedores son muy similares.
• Cuando existe poca experiencia en el producto o servicio a adquirir.
• No existen ofertas satisfactorias.
• Existe un alto riesgo en productos técnicos.