Todas las empresas llevan a cabo proyectos en los que tienen que colaborar varios trabajadores. Además, la capacidad de poder trabajar en grupo es muy valorada hoy en día. Cada vez más, se buscan las formas de hacer que esto sea más eficiente. De ahí, surge la metodología SCRUM.
¿Qué es la metodología SCRUM?
Es un proceso de trabajo en equipo que se centra en obtener la mayor productividad posible. Consta de un conjunto de prácticas que refuerzan el trabajo colaborativo de un grupo. En este tipo de metodología se va haciendo un control continuo de los avances del proyecto. Se establecen objetivos a corto plazo que deben de ir presentándose en cada fecha establecida. Así, se van viendo los avances del producto en diferentes fases, antes de llegar al producto final. De esta manera, se puede aplicar en ocasiones en las que sea prioritario conseguir resultados en poco tiempo. Además, en escenarios en los que prime la innovación, en los que los cambios sean continuos y en entornos complejos.
Son muchas las situaciones idóneas para poder aplicar la metodología SCRUM. Entre ellas, para poner solución a momentos en los que se necesita una repuesta rápida. Ya sea ante la competencia, para tratar ineficiencias o ante un aumento desorbitado de los costes. También, sería útil aplicarlas ante problemas con los clientes, como tiempos de entrega demasiado largos o cuando no se entrega lo que el consumidor necesita. Por tanto, los pilares fundamentales en los que se basa esta metodología son: el factor humano, la colaboración, la flexibilidad para adaptarse a los cambios y el desarrollo en forma iterativa.
Roles dentro de un equipo SCRUM
Antes de conocer en profundidad cómo es el proceso de
metodología SCRUM, debemos entender los roles de cada integrante:
- Product Owner. Es la persona responsable de hacer que el trabajo del equipo aporte valor al proyecto. Además, debe maximizar el valor del producto. Debe ayudar en la definición del Backlog y asegurar que es claro y visible.
- Equipo de Desarrollo. Es el grupo de profesionales encargados de cumplir las tareas necesarias para incrementar el valor del producto. No hay un número fijo de integrantes que tiene un equipo de desarrollo, pero lo óptimo es de tres. En caso de ser menos, se reduciría la colaboración, el trabajo sería más individual y esto perjudicaría la productividad. Por el contrario, un exceso del número de personas colaboradoras en el equipo puede requerir una mayor necesidad de coordinación. Siendo entonces, más complejo. El Equipo de Desarrollo, está formado por profesionales que se auto-organizan y que son multifuncionales. Además, aunque cada miembro tenga una habilidad concreta, la responsabilidad recae sobre todo el grupo como un conjunto.
- Scrum Master. Esta es la figura que se encarga de liderar y ayudar al equipo. Su responsabilidad es conocer en todo momento el proyecto, y asegurar que el método se ha aprobado.
¿Cómo es el proceso de metodología SCRUM?
Planificación del sprint
El proceso se basa en la ejecución de ciclos cortos. Estos ciclos se denominan “sprints” y se planifican en reuniones periódicas, cada dos o cuatro semanas. El factor fundamental en estas reuniones es el establecimiento de objetivos claros a cumplir en el siguiente sprint. Todo sprint debe comenzar con una reunión en la que deben quedar claros los requisitos del proyecto que tendrán que cumplirse en la iteración. Los requisitos son presentados por el cliente al equipo de desarrollo. De manera que, en esta reunión, los integrantes del equipo pueden resolver dudas y esclarecer los requisitos específicos del sprint. Además, deberá quedar planificado el Sprint Backlog, es decir, las tareas para poder desarrollarlos. Aquí, entraría la figura del Product Owner, que ayuda en la estructuración del Sprint Backlog. En la asignación de tareas participan todos los miembros, incluso organizándose entre ellos y autoasignándose labores.
Desarrollo del sprint
Cada uno de los días que se incluyen dentro de cada sprint, el equipo debe reunirse. Deben ser encuentro cortos, de unos 15 minutos, en los que se vaya haciendo un seguimiento. Estos se denominan bajo el término, Scrum Diario. Estas, permiten comprobar que las tareas que todos están haciendo van acordes a los requisitos establecidos. Además, poder realizar las adaptaciones necesarias de las tareas para cumplir lo concretado. Son reuniones en las que el facilitador o Scrum Master, ayuda a resolver los problemas que estén surgiendo. En estas reuniones, cada integrante del equipo debe plantearse una serie de cuestiones. Por un lado, qué ha hecho por el grupo hasta el momento y qué puede hacer por el equipo para ayudarlo a cumplir el objetivo. Y por otro, qué impedimentos puede tener para lograr las metas.
Revisión del sprint
Esta es la reunión que se realiza al final de cada sprint. En ella, se lleva a cabo la presentación de los objetivos conseguidos. Se plantean los requisitos que se han alcanzado al cliente. En esta, según los cambios que se hayan producido en el proyecto, el cliente realiza las adaptaciones que crea convenientes. Otra de las finalidades de este encuentro es que el equipo exponga la forma en la que han trabajado. Así, poder descubrir problemas que hayan tenido, para poder ponerles solución en el siguiente sprint. El objetivo principal es asegurar la comunicación entre todos los miembros, mantener el feedback en el proceso.
¿Cuáles son los beneficios de la metodología SCRUM?
Esta metodología SCRUM permite al cliente mantenerse informado constantemente de los avances del proyecto. Esto da como resultado un mayor compromiso y motivación por su parte. Además, son metodologías que fomentan la innovación y compromiso de todos los contribuyentes en el proceso. Por tanto, ayuda al desarrollo de capacidades. Algunos de los beneficios de este proceso son:
- Flexibilidad: Realizar el proyecto bajo supervisiones continuas y evaluaciones del proceso, permite poder adaptarse a cualquier cambio. Tanto cambios procedentes de las necesidades del cliente como del mercado.
- Mejor calidad: El hecho de trabajar de forma metódica y de esperar una versión del producto al final de cada sprint, permite obtener una mejor calidad.
- Más productividad. Trabajar en un ambiente de equipo en el que predomina el compromiso y la ayuda, propicia el aumento de productividad.
- Control de tiempos. Al ir realizando reuniones periódicas para evaluar las tareas que se han ido completando, se pueden hacer estimaciones. De esta forma, se podrá saber cuánto tiempo será necesario para conseguir futuros objetivos establecidos
- Menos riesgos. Este proceso permite ir despejando problemas que van surgiendo y completar las funcionalidades de más valor antes que las demás. Por tanto, permite trabajar con menor incertidumbre y eliminar los riesgos antes.