2018-09-22

Protocolo e imagen corporativa

Imagen Post

Una empresa debe tener una imagen corporativa para la captación de clientes. Sin embargo, cualquier imagen corporativa no es válida. Por tanto, todas las instituciones buscan ideas y protocolos comunicativos para llegar al consumidor.

De esta forma, cumpliendo con los requisitos y las bases de los protocolos empresariales, se conseguirá una buena imagen corporativa.

El protocolo que una empresa debe seguir para tener una imagen corporativa positiva se fundamenta en una buena comunicación. Esta debe ser eficaz y asertiva. También se utilizan las nuevas tecnologías y la comunicación verbal como no verbal para llegar al cliente. Cumpliendo con el protocolo, se consigue el éxito en la elaboración y venta de sus eventos o productos.

La comunicación empresarial

Día tras día estamos rodeados de distintos medios de comunicación, pero la mayoría solo nos mantienen informados. En una empresa es importante cumplir un protocolo comunicativo para transmitir una buena imagen corporativa. Teniendo en cuenta los elementos comunicativos, se creará un mensaje adaptado al registro y nivel proporcionando una respuesta.

Los elementos comunicativos:

  • Emisor.
  • Receptor.
  • Mensaje.
  • Canal.
  • Código oral y escrito.
  • Retroinformación.
  • Ruido.

El intercambio lingüístico

A la hora de establecer un intercambio lingüístico en la empresa, hay que cuidar el contexto y el entorno. Puesto que un incorrecto protocolo comunicativo muestra una imagen corporativa desfavorecedora. También se tienen en cuenta las ventajas e inconvenientes de la forma oral y escrita para la compresión del mensaje. De forma general, una comunicación oral implica cercanía y rapidez. Y la escrita marca las distancias jerárquicas presentes en una empresa y no siempre obtiene una respuesta rápida. Teniendo en cuenta estos aspectos, se llevará a cabo un protocolo eficaz.

Una imagen corporativa se refleja en la comunicación. Por ello, es importante elegir y conocer las funciones del lenguaje que más se adapten al mensaje siguiendo su protocolo:

Funciones del lenguaje:

  • Informativa.
  • Representativa o referencial.
  • Expresiva o emotiva.
  • Conativa o apelativa.
  • Fática.
  • Poética.
  • Metalingüística.

Si en el acto comunicativo no se sigue el protocolo de la función elegida, el mensaje no cumplirá su objetivo. De este modo, un uso incorrecto del lenguaje, afectará a la imagen corporativa.

Grupos de trabajo

La sociedad tiende a crear grupos entre los ciudadanos para establecer relaciones sociales y por tanto, establecer una comunicación. De este modo, podemos hablar de redes de comunicación en grupo que mejoran la imagen corporativa. En el ámbito empresarial, predominan los grupos de trabajo según la centralización o descentralización de la comunicación e interacción. El protocolo de estas formas de trabajo es:

  • En la primera, una persona se encarga de tomar las decisiones y de dirigir a los participantes del grupo.
  • En la segunda, todos los participantes intervienen para tomar una decisión.

No todos los grupos de trabajo cumplen la misma función y tienen el mismo objetivo. Además, tampoco establecen redes comunicativas de la misma manera. Por tanto, para obtener una imagen corporativa positiva, tienen que funcionar todos los grupos de trabajo. Por ello, existen diferentes tipos de redes y cada una con un protocolo.

  • Cadena: por medio de una comunicación jerárquica.
  • Estrella: por medio de la comunicación centralizada.
  • En Y: tienen dos niveles jerárquicos (inferior y superior).
  • En círculo: la interacción comunicativa es limitada.
  • Multiconexión o vías múltiples: por medio de la comunicación descentralizada.

En ocasiones, la conversación no se establece de forma adecuada. Esto se debe a una serie de obstáculos comunicativos como el rumor, el aislamiento y la sobrecarga de información. Por ello, debemos ser consientes y eliminar los factores que favorecen su aparición como la creación de mensajes ambiguos, etc. Si no se toman medidas al respecto, la imagen corporativa y la del emisor se verán afectadas. Y también se producirá una violación del protocolo.

Recursos tecnológicos empresariales

En la actualidad, estamos ante una era en la que predomina el uso de los recursos tecnológicos. De este modo, estamos ante una sociedad de la información y del conocimiento. Cada recurso utilizado debe cumplir un protocolo para crear una buena imagen corporativa.

El principal medio tecnológico que se utiliza es Internet porque facilita la organización de eventos y afecta a la imagen corporativa. También ofrece infinitos recursos y aplicaciones de software de gestión de eventos adaptados al usuario y con eficacia. Sin embargo, para que estos funcionen correctamente, deben cumplir con el protocolo de organización de eventos.

Las herramientas más utilizadas en el protocolo de organización de eventos son:

  • Blogs.
  • RSS-Really Simple Syndication. Muestra al usuario las noticias sin necesidad de acceder a un sitio web.
  • Rich Media. Utilización de distintos medios interactivos digitales y visuales para proporcionar al usuario toda la información.
  • Newsletters o boletines electrónicos de noticias.
  • Herramientas de auto-reserva, de gestión estratégica de reuniones, sistemas de inscripción de asistentes online o herramientas de inscripción online. Estas facilitan la gestión y organización de eventos, generan informes, listas de asistencias, etc.
  • Etiquetas digitales interactivas. Permiten realizar un seguimiento del cliente.
  • Etiquetas de identificación por frecuencia de radio, herramientas interactivas.
  • Correo electrónico.
  • Transferencias de ficheros –FTP.

Sin embargo, para conseguir una buena imagen corporativa, es importante captar la atención y asistencia del cliente. Por ello, se deben actualizar las ideas y las aplicaciones.

Las tendencias para una buena imagen corporativa

  • El empleo del crowdsourcing.
  • Mayor presencia de ordenadores ultra portátiles en los eventos.
  • Uso de guías para conferencias o eventos.
  • Mayor uso de aplicaciones en las empresas.
  • Se incrementa el networking
  • Gestión más eficaz de la información y de las interacciones en las reuniones.
  • Toman importancia los videos corporativos.
  • Uso de las geo-vallas.
  • Utilización de de la tecnología 3D.
  • Uso del soporte de herramientas de marketing y de CRM en la gestión y organización de eventos.
  • Se mide el grado de compromiso de los asistentes.
  • Aplicación de la tecnología virtual en las reuniones.

¿Comunicación verbal o no verbal?

Vivimos en una sociedad en la que el perfil que mostramos es importante. En una empresa, la comunicación verbal y no verbal nos ayudan a conseguir una imagen corporativa positiva.

Para obtener una imagen corporativa favorecedora en una empresa, se debe emplear una comunicación verbal especifica, es decir, protocolaria. Se debe tener en cuenta el tiempo, ámbito de actuación oral, el número de intervinientes y la dirección. También se requiere del lenguaje no verbal para una correcta y completa transmisión del mensaje.

Ahora bien, para saber si se sigue el protocolo correcto en la comunicación, debemos pensar si nuestra información es eficaz. Para ello, debemos tener en cuenta:

  • La empatía: ¿qué piensa?, ¿qué ve?, ¿qué escucha? y ¿qué hace?. Son preguntas que hay que responder para ser empático con el público. Para ello, debemos tener en cuenta las siguientes fases:
  1. Identificación de sentimientos.
  2. Incorporación de sentimientos similares.
  3. Separación de los sentimientos desde una perspectiva de valoración de las fases anteriores.
  • Programación neurolingüística: generar nuevas ideas para su aplicación futura. Para conseguir esto, se pueden seguir los siguientes puntos:
  1. Ayudar a identificar qué quiere y cómo conseguirlo.
  2. Ayudar a construir relaciones interpersonales fuertes y profundas.
  3. Fomentar el incremento del autocontrol y autoestima.
  4. Conectar con los demás.
  5. Establecer una comunicación persuasiva y eficaz.
  6. Potenciar los aspectos positivos de uno mismo en el intercambio comunicativo.
  7. Potenciar la creatividad.
  • Flexibilidad y adaptación al interlocutor: ¿por qué?, ¿a quién?, ¿qué? y ¿cómo? Son las preguntas que el emisor debe contestar para que su mensaje sea eficaz y adaptado.
  • Parafraseo.
  • Feedback.

 

event management

Todas las instituciones buscan ideas y protocolos comunicativos para llegar al consumidor

La asertividad y la imagen

Sin embargo, hay que tener en cuenta la asertividad en la transmisión de mensajes. Y así, mejorar la imagen corporativa y la imagen emisor.

Para vender un producto, crear un evento, etc., la persona encargada tiene que usar el protocolo de la comunicación asertiva. De este modo, crea una buena imagen corporativa. Para ello, recurrirá al protocolo del lenguaje (verbal, para-verbal y no verbal) más apropiado. Y así, se desarrollará sus capacidades y habilidades sociales.

En el ámbito empresarial, la asertividad debe estar presente en el momento de la negociación. Tener claras las ideas y el objetivo a transmitir son parte del protocolo y demuestran una imagen corporativa positiva. En ese momento, surgen situaciones comprometidas e incluso incómodas que se deben controlar. Con esto, queda reflejado en la negociación la imagen de la empresa.

Claves fundamentales de la comunicación

  • Conocer el objetivo y formular una estrategia.
  • Actuar con justicia.
  • Expresar con claridad.
  • Aceptar tanto la crítica como el elogio.
  • Neutralizar las emociones negativas con construcciones positivas.
  • Asumir riesgos.
  • Considerar todas las opiniones y a todos los intervinientes.
  • Ser flexible.
  • Ser educado y cortés.

En definitiva, si se tiene en cuenta el protocolo, podemos conseguir una buena imagen corporativa interna y externa. Además, se consigue el éxito del producto y la captación de clientes.