2018-11-07

Conoce los tipos de protocolo

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¿Conoces el protocolo adecuado para cada situación? ¿Sabes las normas del protocolo social? ¿Y las del protocolo en la empresa? ¿Cuándo, dónde, cómo y por qué respetarlo? ¿Conoces su importancia?

Nos hacemos estas preguntas cuando asistimos a un evento, y tenemos que mostrar y crear una imagen personal o empresarial. Es importante conocer el protocolo puesto que en cada acto hay unas normas establecidas. Estas normas son impuestas por una entidad o por la sociedad.

¿Qué es el protocolo?

De forma general, se entiende por protocolo aquellas pautas que debemos seguir o tener en cuenta para un comportamiento apropiado. Ya que para crear una buena imagen se debe seguir uno adecuado al tipo de evento.

En la actualidad existen distintos tipos de eventos en los que la imagen personal y empresarial se ve afectada. Dependiendo del acto que vamos a presenciar, seguiremos uno u otro. No es lo mismo asistir a un evento privado donde nuestra imagen no se ve afectada que a uno público. Existen distintos protocolos: oficial, social, empresarial, universitario, eclesiástico, diplomático, militar y deportivo.

En la organización de eventos normalmente hay un supervisor que lleva a cabo un correcto protocolo. Su objetivo es guiar, orientar y supervisar el comportamiento de los asistentes para que sea respetado. De esta manera, este profesional debe cumplir con los siguientes requisitos:

  • Formación y conocimiento sobre todos los aspectos de protocolo y organización de eventos.
  • Virtudes personales: sentido común, responsabilidad, empatía, naturalidad, etc.
  • Solventar situaciones inesperadas e incómodas que interfieran en un correcto protocolo del evento.
  • Capacidad de organización, de improvisación.

A pesar de la existencia de un supervisor que marca las pautas y acciones apropiadas en los eventos. ¿Nosotros cumplimos y respetamos el protocolo como participante? Esta es una de las preguntas que más nos hacemos. Puesto que dudamos sobre lo correcto o no en ese momento.

Principales valores generales para un correcto protocolo y una buena imagen

En todos los eventos en los que tenemos que asistir debemos tener en cuenta los siguientes valores generales:

  • La cortesía y la buena educación: ¿a quién nos dirigimos?
  • El dominio de sí mismo: ¿cómo nos expresamos?
  • Serenidad.
  • Saber escuchar.
  • Ser comprensivo, discreto y puntual.

Estos valores afectan a nuestra imagen puesto que si no los respetamos podemos reflejar una imagen negativa.

De todos los protocolos a los que nos podemos enfrentar, los más comunes serían el social y empresarial. Sin embargo, también es importante conocer las acciones protocolarias en la negociación. Puesto que, en ella, nuestra imagen puede ser intimidada y afectada.

Protocolo social

En el social se sitúan las normas convencionales de la corrección y los buenos modales, los saludos y presentaciones.

La cortesía es la base de estas normas. Desde pequeños siempre nos han enseñado todo aquello que es respetuoso y cortés hacia los demás.

Pues bien, aquí se pone en práctica todos esos conocimientos que forman parte de un gran protocolo social. Por tanto, ¿dónde, cuándo y por qué hay que respetarlo?

  • En la calle a la hora de pasar. ¿Quién pasa primero? ¿Por dónde tengo que caminar?
  • En las escaleras cuando nos dispongamos a ir por ellas. ¿Por dónde subo? ¿Y por dónde bajo?
  • En los espectáculos y eventos públicos, ya que establecemos conversaciones con distintas persona de distintos cargos y edades. ¿Cómo me comunico?
  • En el restaurante porque existen unas normas protocolarias con respecto al uso de los cubiertos, platos, etc. ¿Qué cubierto, copa, etc. utilizo?
  • En el transporte porque debemos respetar a nuestro o nuestros acompañantes. ¿Me siento o dejo que se sienten? ¿Dónde me siento y dónde se sientan mis acompañantes?

Además de esto, debemos tener en cuenta que en un acontecimiento no conocemos a todos los participantes. Por tanto, ¿qué sucede con los saludos y las presentaciones? Debemos ser consientes del lugar donde estamos y con quién nos encontramos. De si es un evento intercultural o no. Puesto que debemos tener en cuenta que cada cultura tiene un saludo coloquial y oficial. De este modo, para llevar a cabo un correcto protocolo de saludos, debemos conocer las distintas formas de saludar:

  • Apretón de manos: cuándo, a quién y por qué.
  • Besos en la mejilla: número de besos, cuándo, a quién y por qué.

En general, la mayoría de estas preguntas están presentes en nuestro día a día.

Protocolo empresarial

En el empresarial está presente el social, pero es inevitable que difieran en algunas conductas. Como, por ejemplo, qué vestimenta es la más apropiada o el uso del teléfono móvil en la empresa. Por lo demás, debemos tener en cuenta las preguntas que nos hacemos en el protocolo social.

Con respecto a la vestimenta, siempre se recomienda la elegancia. Por ello, cada entidad suele tener un código del vestuario que debe ser respetado por cada empleado. Hay que tener en cuenta el puesto trabajo, con quién, dónde y por qué nos reunimos para respetar el vestuario. Una inapropiada forma de vestir afecta a la imagen personal y empresarial.

¿Es apropiado el uso del teléfono móvil en la empresa y en las comidas? El teléfono móvil se ha convertido en una herramienta empresarial, pero se debe utilizar de forma adecuada. Si no se utiliza debidamente, puede afectar a la imagen tanto personal como empresarial. Por ello, hay unas normas protocolarias para su correcto uso en estas situaciones. Se recomienda que en las reuniones y comidas empresariales no se utilice el móvil ya que crea una imagen desinteresada.

Tipos de protocolo

La cortesía es la base de estas normas

Acciones protocolarias en la negociación

En la negociación existe un protocolo para conseguir el éxito, y refleja la imagen personal y empresarial. Aquí se muestra el conocimiento que una persona tiene sobre el social y empresarial. Ya que debe mostrar los valores generales para un correcto protocolo y una buena imagen. Es importante conocer el lugar, la posición, los participantes, el objetivo y para qué queremos negociar. No es lo mismo negociar con una entidad que comparte una misma cultura que con una que no la comparte. Cuando la cultura es la misma, no tendremos problemas para establecer un correcto y apropiado protocolo en la negociación. Sin embargo, al ser una cultura diferente, debemos tener en cuenta estos aspectos:

  1. Entender las diferencias de comportamientos y actitudes de negociación.
  2. Tener presente las diferencias culturales.
  3. Respetar y tolerar.
  4. Conocer y entender el interés que hay detrás de la postura.
  5. Conocer los intereses que motiva a la otra parte para la negociación.
  6. Ser conscientes de que no piensan igual que nosotros ni que tienen la misma escala de valores.
  7. No tomar actitudes ni palabras como ataques personales.
  8. Evaluar las alternativas de las partes.

En definitiva, conocer cada protocolo requiere dedicación y compromiso. Sin embargo, si una entidad quiere obtener una buena imagen debe ser consciente de aquellos que le afectan. No solo a nivel empresarial debemos conocerlo, sino también a nivel personal. Ya que nuestro comportamiento ante los demás dice mucho de nosotros. Puesto que respetar el protocolo es señal de buenos modales.