2018-05-29

El sistema ERP para la optimización de recursos

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Actualmente son muchas las empresas que se plantean la idoneidad de utilizar un sistema ERP. Este tipo de programas son una gran ayuda para PYMES y facilitan muchos procesos de gestión. ¿Te estás planteando su uso para tu negocio? ¿No conoces exactamente qué es y cómo puede ayudarte? Vamos a resolver las dudas básicas sobre qué es un ERP y qué beneficios reporta a la empresa.

 

Qué es un sistema ERP y para qué sirve

Se denomina sistema ERP a un sistema de gestión de la empresa. Su nombre son las siglas de Enterprise Resource Planning, que en castellano significa sistema de planificación de recursos empresariales.

La gestión ERP mejora la productividad de la empresa, según afirman diversos estudios. También suponen una gran inversión pero debidamente implementados esta queda rentabilizada. Hay que tener en cuenta que también existe un perfil profesional y experto en la materia. Este requiere la preparación necesaria a través de un Máster en Gestión de Sistemas ERP.

Es importante conocer la diferencia entre ERP y CRM pues en ocasiones causa confusión. La verdad es que su diferencia en clara y sencilla. Un  CRM software se encarga de la gestión de los cliente. Un sistema ERP se encarga de gestionar los procesos.

Con un sistema ERP software automatiza gran número de procesos relacionados con los ámbitos operativos o productivos de una empresa.  Entre otras cuestiones facilita e integra la información entre las secciones de manufacturación, logística, finanzas y recursos humanos de un mismo negocio.

 

Ventajas de instalar un sistema ERP

  • Permite optimizar y rentabilizar procesos mejorando la eficiencia de la empresa a nivel integral.
  • Permite planificar los tiempos y las tareas para una mayor productividad de la plantilla.
  • Es personalizable para las necesidades  y características propias de cada negocio.
  • Mejora la comunicación interna entre distintos departamentos de la empresa gracias a la creación de apoyos y su facilidad para compartir la información, entre otros procesos.
  • Permite controlar operaciones de modo sencillo.
  • Mejora el acceso a la información desde distintos ámbitos de la empresa.
  • Ayuda a reducir los costes referentes a diferentes actividades propias de la empresa.

 

Qué tener en cuenta antes de la instalación de un sistema ERP

Conoce los distintos tipos de ERP para poder elegir el adecuado

Atendiendo a distintos parámetros existen distintos tipos de sistemas ERP. Los hay modulares, configurables, en software (libre o de pago), en la nube… Es importante conocer lo que cada empresa necesita y lo que desea para posteriormente poder valorar en la práctica cuál es el más adecuado para el negocio.

sistema erp

El sistema ERP se ocupa de la gestión y planificación de los recursos empresariales que rodean a la organización mediante técnicas de integración o automatización, entre otras

Piensa qué costes implica un sistema ERP y si puedes asumirlos

Estos costes no son solo a nivel monetario. Hablamos también de costes en tiempo y en esfuerzo para aprender a utilizarlo adecuadamente. Además, en el caso de que se trate de un software diseñado ad hoc para tu empresa, el tiempo de espera hasta su implementación se alargará.

Si los empleados deben pasar por un periodo de aprendizaje para poder utilizar el sistema ERP en su puesto de trabajo de uno u otro modo, tendrás que tenerlo en cuenta. Su tiempo implica dinero al igual que el de la persona que les enseñe a manejarlo.

Aunque no todo sistema ERP tiene el mismo coste. Y aunque este se rentabilice. Si tu empresa no puede asumir este coste en el momento tendrás que esperar a poder implementarlo en tu negocio.

Es importante también que tengas en cuenta la necesidad de actualizaciones periódicas y su coste.

Ten muy claras las necesidades de tu empresa

Es fundamental para hacer una buena elección del software de sistema ERP para tu empresa que tengas una idea clara de qué necesitas de él. Si desconoces cuáles son los requerimientos de tu empresa no podrás valorar adecuadamente qué software los cubre como precisas.

En este aspecto es interesante consultar con las personas que harán uso de él día a día. Conocer sus necesidades reales te ayudará a tomar una buena decisión.

 

Qué valorar de un sistema ERP para hacer una buena elección del adecuado para la empresa

Valora su coste

Valora sus costes fijos y periódicos además de su coste de implantación para tener una idea clara de qué supone a nivel monetario para la empresa.

Sopesa qué tipo de soluciones aporta

Ten en cuenta si necesitas una solución expresamente diseñada para tu empresa o puedes utilizar un software prediseñado que sea personalizable. En este caso es interesante conocer a nivel sectorial si existen sistemas específicamente creados para aquel al que pertenece tu empresa.

Conoce los plazos de ejecución

Es decir, el tiempo que deberá pasar hasta que realmente la empresa pueda estar operando con él y aprovechando todas sus funcionalidades.

Ten en consideración los servicios del fabricante. Vas a hacer una inversión importante así que es necesario que conozcas qué servicios te proporcionará el fabricante del software sistema ERP (supongan o no un coste añadido).

  • Actualización. Debes conocer si ofrece actualizaciones del programa, cada cuánto tiempo tendrán lugar y si debes pagar por ellas. También si están preparados para posibles cambios normativos o si en caso de que se adapten a ello los parches tendrán un coste añadido. En este caso lo más problemático es que no tengan pensando añadir parches porque podría suponer que el sistema ERP quede obsoleto.
  • Nuevas  versiones. Si están previstas es una garantía de futuro pues supone que la empresa apuesta por ello.
  • Servicio post venta y qué incluye. Por ejemplo, si incluye la implementación de actualizaciones de seguridad o de otro tipo. O un servicio de implementación que incluya la formación precisa para que los empleados puedas utilizar el software en su trabajo diario.