EXPERTO UNIVERSITARIO EN SECRETARIADO DE DIRECCIÓN

En este técnico en Secretariado de Dirección se preparará a los profesionales del secretariado en un programa completo para poder enfrentar los retos de su profesión. Entre otros temas, se abordará el sistema Microsoft Word 2013 y el Microsoft Excel como parte de la formación ofimática.

Por otra parte, se preparará en gestión y organización del tiempo y de las tareas así como en comercio internacional. El inglés y la necesidad de manejar este idioma en el ámbito corporativo son imprescindibles. De ahí que esta formación en Secretariado de Dirección prepare a sus participantes en el correcto desenvolvimiento de inglés.

Consigue tu título de Técnico en Secretariado de Dirección online

Primeramente, el conocimiento de ofimática es fundamental en secretariado. Microsoft Word y  Excel son los principales programas en este campo. En un principio, se podría pensar que Word es un programa complicado por todas las fichas y botones que contiene. La realidad difiere, el paquete Microsoft es muy intuitivo y está diseñado para todos los niveles.

Word, por su lado, es un procesador de texto que permite redactar rápidamente. Además, el mismo programa corrige fallos ortográficos e incluye varios idiomas. Asimismo, se puede cambiar la tipografía en la que se escribe y el formato, como veremos en este técnico en Secretariado de Dirección. Una de las mayores ventajas de esta herramienta es que se puede ver todo en la pantalla; los cambios, la evolución  y el resultado final. En el experto en Secretariado de Dirección se aprenderá a agregar imágenes y tablas.

En este sentido, Microsoft Excel es también elemental en el trabajo de oficina. Su aplicación más usada en este contexto son las hojas de cálculo. Pero Excel supone más rapidez y dinamismo a la hora de crear subtotales, tablas y gráficos. Asimismo, este programa es capaz de dar solución a complejísimos cálculos matemáticos.  Las funciones más avanzadas de permiten resolver problemas mediante Solver, Escenarios, Suma y otros.

Estos conocimientos ofimáticos en el contexto de este técnico en Secretariado de Dirección agilizan el trabajo cotidiano. Realizan una cantidad de tareas repetitivas que ocupaban en el pasado mucho tiempo. Permitiendo a los profesionales de este campo y  a los estudiantes de este programa de técnico en Secretariado de Dirección adelantar trabajo rápidamente.

La creación de bases de datos avanzadas y el control riguroso de ingresos y gastos son dos de las características más significativas de estos programas. Los conocimientos de estas funciones son altamente demandados en los círculos empresariales.

Gestión del tiempo y planificación de tareas

La gestión y organización del tiempo define la eficacia en la planificación de tareas. Los malos hábitos se interponen en la consecución de metas y objetivos. La gestión debe ser ágil y flexible y con fines claros, además de definir también las actividades que se llevarán a cabo.Los ladrones de tiempo tales como las interrupciones, visitas inoportunas, teléfono, reuniones, crisis. Las urgencias, dejar las cosas para luego y muchos otros son muy lesivos para la correcta planificación del tiempo.

En este técnico en Secretariado de Dirección se darán las claves para no confundir la delegación con la asignación de funciones. Ya que esta última es un elemento clave en la gestión y organización del tiempo.

El tiempo es un recurso irrecuperable y se diferencia de todos los otros factores que podemos manejar en una oficina. Tiene como característica que es equitativo, inelástico, indispensable, insustituible e inexorable.

Es el recurso que compartimos todos  y no puede acumularse, ahorrarse o prestarse. Por lo tanto, en el horario laboral, el tiempo es un factor determinante. La acumulación de tareas sin hacer es muy dañina para la empresa.

Se destacarán en este programa algunos trucos para gestionar el tiempo de acuerdo con las necesidades. Entre ellos está definir y asignar los deberes relacionados con los diferentes puestos de trabajo. Delegar la autoridad es un tema de debate en este experto en Secretariado de Dirección, ya que existe mucho desconocimiento sobre en qué consiste y cómo ponerlo en práctica.

Otro consejo es aclarar los derechos, funciones y responsabilidad en cada momento. Finalmente, crear un ambiente de confianza en el trabajo genera un ambiente de comodidad y compromiso con las tareas.

El comercio internacional en el Secretariado de Dirección

 El comercio internacional hace que comulguen todos los intervinientes, tal y como se explica en esta formación en técnico en Secretariado de Dirección. Está determinado por documentos que deben ser aceptados de forma universal por todas las partes.

Asimismo, en el caso de no saber utilizar o tener en cuenta estos documentos internacionales, aparecerán penalizaciones y demoras. De ahí que el asesoramiento que veremos en este programa de Secretariado de Dirección sea tan importante y definitorio.

En la redacción y ulterior puesta en marcha de estos documentos interfieren las características específicas del mercado de cada país. Así como las diferencias normativas, las legislaciones aduaneras, el uso del transporte, entre otros muchos factores que hacen que el comercio internacional sea de mayor riesgo con respecto a las transacciones nacionales.

La elaboración de la documentación del comercio exterior que aprenderemos en este programa de Secretariado de Dirección, debe responder a:

• Las autoridades administrativas.
• Los seguros.
• Los bancos.
• La parte compradora y vendedora.
• Las aduanas.
• Compañías de transporte.
• Las autoridades administrativas.

Los documentos que regulan este tipo de comercio tienen un carácter comercial y financiero. En este programa de técnico en Secretariado de Dirección se verá que los comerciales serán los de transporte, seguros, administrativos y de información. Mientras que los financieros serán los pagarés, letras de cambio, cheques y demás documentos de cobro.

Específicamente, entre los documentos de transporte se encuentran, por ejemplo, la carta de porte aéreo (air waybill/ awb). También el conocimiento de embarque (bill of landing/ bl),  la carta de porte por carretera (trucking bl o carta cmr) o la carta de porte por ferrocarril. Veremos en el técnico en Secretariado de Dirección que existe también el documento de conocimiento de embarque multimodal.

Protocolo y comunicación verbal/no verbal

Los participantes de este experto en Secretariado de Dirección se adentrarán en el mundo de la comunicación tan necesario para dirigir una empresa. Así como la comunicación dirigida hacia el protocolo y las normas sociales. Además de aprender técnicas para lograr una comunicación eficaz.

La comunicación se divide en varias ramas de estudio, ya que es una práctica tan antigua como la humanidad misma. Entre los apartados más importantes está la posibilidad de saber y poder expresarnos verbalmente y, por el contrario, careciendo de palabras. No solamente es importante a la hora de expresarnos, sino de entender el lenguaje del cuerpo de las personas con las que se intercambia.

Entre emisor y receptor, como se aprenderá en este programa de técnico en Secretariado de Dirección, se establece una relación sin igual. Se deben seguir y tener en cuenta la definición del tema de que se habla y la estructura que tendrá el discurso.

El énfasis es un factor muy importante a la hora de denotar importancia. Así como la repetición, la sencillez, claridad y brevedad. Además, tener en cuenta la cortesía y la cercanía no está de más, ya que las expresiones en primera persona generan vínculo y adhesión. Es vital aplicar reglas de educación que se enseñarán en el técnico Secretariado de Dirección.

Para finalizar, la comunicación no verbal es el lenguaje de los gestos, que pueden ser desde las miradas hasta la posición corporal. El estudio de la comunicación no verbal encuentra su origen en el análisis de los grandes líderes y cómo se podía crear un líder perfecto. Luego se usaron estos estudios en el campo del comercio y ventas, hasta que se extendió a todos los ámbitos. Las tres tipologías más importantes que veremos en el experto en Secretariado de Dirección son la gesticulación, la voz y la distancia.