TÉCNICO EN SECRETARIADO Y ADMINISTRACIÓN

En este técnico en secretariado y administración se muestra que las funciones de los secretarios han ido evolucionando. Actualmente son profesionales con una excelente capacitación, desarrollo, productividad y creatividad.

Además, este curso dota a los participantes con un gran conocimiento en gestiones administrativas. Serás capaz de colaborar con la gerencia o la alta dirección para que todas las acciones previstas se realicen sin ningún contratiempo, de manera resolutiva y eficientemente.

El flujo de trabajo del secretariado

En el programa se analizan las cinco fases por las que pasamos cuando tenemos que abordar una tarea. Esto se puede aplicar tanto en el ámbito laboral como en el personal. Las fases son las siguientes:

• Recopilamos. Las cosas que nos llaman la atención.
• Procesamos. Lo que significan y lo que tenemos que hacer o no con ellas.
• Organizamos. Los resultados que evaluamos como opciones entre las cuales decidimos qué hacer.

La gestión de tareas consiste en abarcar todo lo que capte nuestra atención en cualquier momento. Continuamente aludiremos a la vida tanto personal como profesional. Las situaciones familiares afectan directa o indirectamente en nuestra concentración y desempeño como trabajador.

Se pretende que sepas utilizar las técnicas y herramientas adecuadas para obtener el nivel óptimo de estos cinco pasos.

El enfoque hacia los objetivos

Las razones más frecuentes del fracaso y de la sensación de infelicidad del ser humano es la carencia de objetivos claramente definidos. El éxito o la felicidad se alcanzan solo con la consecución de objetivos personales.

En este programa de secretariado vernos que el éxito requiere:

• Tener muy claro lo que se busca.
• Establecer los planes para alcanzarlo.
• Concentrar los esfuerzos en su logro.

Pero habitualmente nos conformamos con reaccionar a lo que ocurre, sin haber elaborado un plan. La consecuencia es que no se logra el resultado deseado. Las cosas no suceden solas, suceden porque alguien hace que sucedan.

La característica esencial es el compromiso para alcanzar los propios objetivos. Cuando ese compromiso consigo mismo es importante, la persona tiene mayor facilidad para hacer aquellas cosas que no le gustan, pero que son imprescindibles para la consecución de su objetivo.

Una de las diferencias entre el triunfador y el fracasado es que al primero no le importa hacer cosas que no le gustan porque tiene claro que son necesarias para alcanzar sus objetivos.

El equipo de trabajo

La tendencia hacia la polivalencia, el enfoque hacia los proyectos y no a las funciones especializadas, la necesidad de contar con las aportaciones de los colaboradores proviene de la necesidad de adaptarse a una situación cambiante con un recurso escaso. Este recurso es el tiempo.

Tal y como analizaremos, todo ello conduce al incremento de la participación y al trabajo en equipo.

Un equipo de trabajo descansa sobre el equilibrio de cuatro pilares:

• Los miembros. Con perfiles profesionales que se complementa. De sus aptitudes técnicas y habilidades interpersonales dependerá el tipo de relaciones que se establezcan y la calidad del trabajo.
• El proyecto. La existencia de una tarea común será la que marcará el objetivo del equipo. La persona que ejerza la coordinación del equipo tendrá un papel relevante en la consecución de que cada miembro se identifique con el proyecto. Este ha de ser motivador.
• El clima de trabajo. Un clima emocional adecuado. La cooperación, confianza y comunicación son ingredientes esenciales para la vida del equipo (y su salud mental).
• El liderazgo. El líder coordina las distintas funciones y tareas para conseguir los objetivos.

El tiempo como recurso en las funciones de secretariado

Una de las características del tiempo a considerar es su valor cultural. Las generaciones que trabajan actualmente no han recibido educación enfocada al uso práctico de este recurso. En la escuela y en el núcleo familiar no enseñar cómo gestionar este recurso tan valioso.

En la juventud el tiempo parece inagotable. Sin embargo, con la entrada al mundo laboral se produce una toma de conciencia de la nueva situación. Por tanto, existe una mayor valoración de este recurso.

En cuanto a las funciones del secretariado, vemos que la aparición de metas, plazos concretos, obliga a utilizar el recurso con la mayor eficacia posible.

Ladrones del tiempo

Otro aspecto fundamental a tener en cuenta son los ladrones del tiempo. Una persona que realiza tareas de secretariado tiene que optimizar muy bien su tiempo.

A lo largo de una jornada de trabajo nos encontramos en situaciones muy habituales que suelen implicar una pérdida considerable de tiempo. Es por ello que planteamos una serie de posibilidades para invertir el tiempo.

Entre las situaciones más habituales destacamos las siguientes:

• Viajes. Preparación, ritmo, comidas, descanso, conclusiones.
• Espera. Utilización positiva.
• Informes. Papeleo, escritorio, documentos, correo, archivo, papelera, herramientas del directivo.

Todo este tipo de situaciones son inherentes a su puesto de trabajo. Sin embargo, pueden supone una frecuente pérdida del tiempo.

El manejo del teléfono

Una función clave del secretariado es el manejo del teléfono. Habitualmente, el teléfono nos permite comunicarnos a distancia y con rapidez con cualquier persona. Este motivo puede ser una ventaja o un inconveniente según la situación.

Puede ser un ladrón del tiempo. Esto se debe a que alargamos la llamada más de lo necesario. Suele pasar por amabilidad o por la falta de habilidad para no quedarnos de conversación.

Otra vez la educación que hemos recibido nos lleva a ser extremadamente cuidadosos en no ofender en nuestro interlocutor. Es muy importante utilizar correctamente un teléfono como herramienta de trabajo. En este programa se muestra cómo organizar una llamada o un grupo de ellas.

La gestión de reuniones

Gran parte del tiempo en las organizaciones en los niveles directivos se emplea en reuniones. Las reuniones son necesarias y muy importantes en cualquier organización. Sin embargo, también se pueden convertir en un verdadero ladrón de tiempo si no se gestionan de forma eficaz.

EN este curso diferenciamos tres tipos de reuniones según su naturaleza y frecuencia:

• Reuniones operativas. La finalidad principal es dar instrucciones a un equipo. La duración de estas reuniones suele ser de 5 minutos si es diaria y de 10-15 si es semanal. Al ser de corta duración se recomienda hacerlas de pie para garantizar que no se alarguen.
• Reuniones tácticas. Son las más frecuentes, con una duración de 45 minutos a 1 hora. Son las que vamos a desarrollar ampliamente.
• Reuniones estratégicas. Son de alta dirección y tienen lugar pocas veces al año. Es adecuado hacerlas fuera de las oficinas, buscando privacidad y alejamiento del día a día. La duración va desde media jornada hasta un fin de semana.

Funciones del secretario en una reunión

En las reuniones el secretario es la persona que redacta las actas. Además de eso, el secretario desarrolla otras funciones antes y después de la reunión.

Antes de la reunión destacamos las siguientes funciones:

• Organización de aspectos logísticos. Es decir, búsqueda y reserva de la sala, medios audiovisuales, refrigerios, etc.
• Enviar la convocatoria de la reunión de acuerdo con el orden del día del coordinador.
• Preparar y distribuir la documentación necesaria para la reunión.
• Controlar la confirmación de asistencia.
• Verificar que todo está en orden y que los equipos funcionan.

Después de la reunión el secretario tiene que:

• Redactar el acta en un plazo breve.
• Enviar el acta al coordinador de la reunión para su revisión y en su caso aprobación.
• Distribuir el acta una vez aprobada. Los destinatarios son todos los asistentes y aquellas personas que deban estar informadas.

La influencia del estrés en la organización del trabajo

Los puestos de trabajo originados con la aparición de los nuevos productos informáticos son sin duda uno de los mayores cambios que introducen las nuevas tecnologías. Esto da lugar a cambios en el entorno socio laboral del trabajador que afectan de manera más o menos intensa en su salud.

Fue Hans Selye introdujo en el ámbito de la salud el término estrés. Esta palabra se ha convertido en una de las palabras más utilizadas en los profesionales de las ciencias de la salud. También se utiliza mucho en la calle, en el lenguaje coloquial.

El estrés es una respuesta tanto mental como física que tenemos para adaptarnos a los diversos acontecimientos. Por lo que es un hecho habitual en nuestras vidas. No se puede hacer nada para evitarlo. Cualquier cambio, personal o profesional, al que debemos adaptarnos es fuente de estrés.