TÉCNICAS PARA UNA DIRECCIÓN EFICAZ

Este curso de técnicas para una dirección eficaz muestra a los alumnos las competencias necesarias para dirigir equipos de trabajo. Se profundizan en aspectos como la gestión del tiempo, las técnicas de negociación, la resolución de conflictos y las reuniones eficaces.

Se pretende profundizar en todos los aspectos esenciales para que conozcas las herramientas necesarias para una adecuada dirección de equipo.

La planificación para una dirección eficaz

Planificar es decidir que se ha de hacer en función de los objetivos marcados. Establece las previsiones de cara a alcanzar los objetivos. En lugar de limitarse a reaccionar ante las circunstancias que se vayan presentando o centrarse en las tareas más fáciles.

Para realizar la planificación correctamente deberás dividir tus objetivos en varias fases de forma que puedas cuantificarlas en función de lo que resulte posible según tus posibilidades.

Una vez realizado el desglose al mínimo nivel que puedas, lo siguiente es asignar una magnitud a cada fase en función de las horas, días o semanas que calcules que necesita. En este momento, la pregunta que habrás de responder es cuánto y durante cuánto tiempo.

Para responder a la pregunta anterior, los recursos de los que dispones tendrán una determinación en la consecución de los objetivos. Además los plazos pueden ser inflexibles, pero también flexibles. A veces se pueden ampliar sin ocasionar daños.

Normalmente somos reacios a planificar porque no se tiene tiempo. Pero olvidamos que no se tendrá más tiempo sino se planifica.

En otras ocasiones la planificación viene ya determinada e impuesta por otros. Si consideras que has de alterarlo, deberás consultarlo con dicha persona. En algunas ocasiones, la alteración temporal resulta beneficiosa o al menos no resulta perjudicial.

La dirección eficaz en la negociación

Desde el inicio hasta la fase en la que tomamos acuerdos y cerramos la negociación ha de estar planteado. Se incluyen hasta los posibles imprevistos. Es decir, todo ha de estar previamente estudiado si lo que pretendemos es plantear una negociación profesional.

Comprender el funcionamiento de la negociación es tarea ardua y puede llevar bastante tiempo. Se trata de un proceso dinámico que introduce la retroalimentación. Esto implica una mejora continua de las habilidades y capacidades negociadoras.

No existe una fórmula mágica que sirva para todas las negociaciones. Por tanto, lo que funciona bien en unas puede que no lo haga en la siguiente negociación. Todas las recomendaciones residen en la meticulosidad de la preparación que podamos hacer antes de su inicio. Sobre todo si no somos negociadores experimentados.

En negociaciones del ámbito empresarial, se prestará especial atención al lugar. Se fijará el entorno de la negociación, los plazos, la agenda, las reglas de aprobación, la posibilidad de acuerdos parciales según la agenda de reuniones, los procedimientos para la suspensión temporal o periodos para consultas.

Por otra parte, a nivel profesional, el negociador ha de trabajar en sus habilidades. El perfil ideal de un negociador es la flexibilidad y la escucha. Por tanto, utilizará dichas habilidades para conocer en qué situación se encuentra. Y, en consecuencia, se adaptará a las circunstancias que tiene ante sí.

En definitiva, la negociación viene determinada por la estrategia desarrollada, la información previa de que se disponga y las tácticas y habilidades que el negociador sepa utilizar en beneficio de la consecución de los objetivos fijados.

Herramientas para una dirección eficaz en la resolución de conflictos

Se profundiza en las herramientas que pueden ayudar a realizar una dirección eficaz en la resolución de conflictos laborales. Los medios por los cuales se pretende dar solución a intereses que entran en competencia pueden ser variados. Es necesario conocerlos todos en profundidad para aplicarlos, ya que cada situación requerirá de una toma de decisión de intervención específica.

En este curso se analizan detalladamente los instrumentos más utilizados en la resolución de conflictos de diversa índole. Estos instrumentos son los siguientes:

• Negociación, sin mediadores.
• Mediación, con la introducción de un tercero neutral.
• Conciliación, siendo o no vinculante.
• Arbitraje, con la finalidad de un laudo arbitral.

Las claves del desarrollo de las reuniones

Otro aspecto clave que se aborda en este curso es el de las reuniones eficaces. El funcionamiento de un equipo de trabajo debe basarse en responsabilidad compartida. Por tanto, las reuniones deben tener objetivos propios y adaptados. Se busca un intercambio de opiniones de manera activa.

Se muestran las claves para que una reunión se produzca con eficacia:

• Tiene que quedar claro que todos los miembros disponen del horario y lugar de su celebración. Se debe confirmar la asistencia.
• Es fundamental disponer de los contenidos y objetivos que se van a debatir en la reunión. Así interlocutor puede preparar la información disponible del tema adecuadamente.
• El llegar a tiempo a la reunión no es sólo un elemento de protocolo sino que puede generar malestar en el equipo.
• Durante el desarrollo de la reunión es clave la escucha activa y la empatía con el fin de comprender todos los puntos de vista de los miembros de la reunión.
• El intercambio de ideas debe basarse en la tolerancia y el fomentar la participación.

Importancia de los objetivos en las reuniones

Para poder realizar una dirección eficaz de una reunión es muy importante que se realice la fijación de los objetivos. En principio cabe delimitar las necesidades principales de la empresa. Y, en definitiva, las concretas de la reunión.

Como veremos en el programa, los objetivos variaran desde el punto de vista del funcionamiento o desde el punto de vista estructural.

Se abordan las características más importantes de los objetivos según la doctora Koenes. Estas pueden extrapolarse al ámbito de la reunión. Con esto, los objetivos deben ser:

• Orientados hacia los fines de la reunión.
• Realistas, no subjetivos.
• Que se pueda alcanzar.
• Comprensibles.
• Aceptados total o parcialmente por los integrantes de la reunión.
• Congruentes.
• Que sea un reto.
• Que sean importantes para el desarrollo de la reunión y la toma decisiones.