SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN DEL PROYECTO

La gestión de proyectos es una disciplina útil en todos los sectores profesionales. Por ello, en este módulo podremos conocer cómo llevar a cabo la gestión de la comunicación verbal y no verbal. Y analizar las tecnologías de los sistemas de información.

Entre los beneficios que encontramos en una comunicación abierta y constante con los interesados del proyecto. Se encuentra el entendimiento mutuo y la capacidad para resolver conflictos eficientemente. Además, la gestión de proyectos conseguirá que las decisiones estratégicas sean más sostenibles.

El Grupo de Procesos de Seguimiento y Control es el conjunto de procesos empleados para controlar la ejecución del proyectos. Cuyo el objetivo es el de detectar posibles problemas y emprender las acciones correctivas oportunas.

Para realizar una selección de los proyectos a ejecutar se debe medir el valor que pueda tener para el patrocinador. Atendiendo a diversos criterios de gestión de proyectos. Por lo general, es la dirección de la organización la que toma la decisión de qué proyectos autorizar. Invertir, trabajar y emprender y cuáles no. Antes de iniciar un proyecto se tiene que hacer una valoración del mismo comercialmente, técnicamente y financieramente.

La velocidad de los cambios tecnológicos y la globalización de los mercados. Además de la menor accesibilidad a la financiación externa. Ha provocado que las pequeñas empresas tengan la necesidad de crecer para competir y sobrevivir frente a las grandes corporaciones. 

La gestión de proyectos y prevención de riesgos es el conjunto de actividades y procesos que se llevan a cabo. Con la intención de identificar los riesgos de un proyecto, analizarlos, planificar las respuestas y controlar su implementación. Las nuevas tecnologías han revolucionado el mundo empresarial y la gestión de proyectos no es una excepción. Gracias a estas, se pueden multiplicar y expandir a cualquier parte del mundo los negocios.

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Un proyecto tiene una fecha inicial y final, es decir, es temporal. De manera que debe contemplar una fecha límite de finalización desde que comienza. Puede durar un fin de  semana o prolongarse durante meses, o años.

El tiempo es un recurso insustituible y además, de vital importancia para la gestión de proyectos. Pues es uno de los parámetros más exigentes de esta disciplina y uno de las mayores restricciones que hay que tener en cuenta. Además del tiempo, la gestión de proyectos consume otros recursos, tales como:

• Humanos.
• Materiales.
• Equipos.
• Máquinas.

Todos se traducen en un conjunto de esfuerzos que alcanzan un resultado final. El cual se evaluará teniendo en cuenta los objetivos principales. A modo de conjunto la realización del proyecto debe satisfacer una necesidad particular. Que no se identifique ni asemeje a una producción en serie. Pues esta no es característica de los proyectos, ya que estos deben ser únicos y personalizados a su entorno.

Al igual debe ser parcial o totalmente innovador, tratándose de trabajo de alta complejidad donde confluyen distintas disciplinas. Y donde es necesario coordinar actividades de diversa índole y múltiples perfiles profesionales. Tal y como se verá en el curso de gestión de proyectos.

Cada proyecto es único, sus resultados son irrepetibles y depende  de muchas condiciones. Entre ellas; la economía, el equipo ejecutor, el alcance, es decir, sus resultados nunca se pueden predecir con absoluta certeza. Aunque los objetivos generales que se fija en la gestión de proyectos suelen ser similares. Teniendo en cuenta, por supuesto, que se pueden dar escenarios nuevos que es necesario afrontar.

Las teorías, métodos y técnicas de gestión han ido evolucionando a lo largo del tiempo, experimentado un gran impulso. Sobre todo con la introducción de las tecnologías en la gestión de proyectos.

Elementos claves de la gestión y organización

La gestión de proyectos  ha sido llamada dirección integrada de proyectos, o dirección y gestión. Además de planificación, organización y gestión de proyectos y metaproyecto. Todas reciben el nombre para describir tres procesos que mencionaremos a continuación. Y que son principales en la realización de cualquier trabajo.

En primer lugar la calidad, que no es más que la consecución de los objetivos de un proyecto. Sin embargo, este factor puede derivarnos al error de considerar en exclusiva limitaciones de tiempo y presupuesto. Que como hemos dicho anteriormente, son principales, pero no son los únicos. Es decir, para no descuidar la totalidad de la gestión de proyectos, nos debemos fijar en mucho más que la fecha de finalización y el  presupuesto. La calidad es un valor que en la actualidad atrae mucha clientela y en muchas ocasiones, del valor que dependen las ventas.

Por otra parte, el presupuesto, más que una variable es la limitación más importante del proyecto. De manera que uno de los objetivos principales de la gestión de proyectos debe ser la finalización del mismo sin superar el costo total presupuestado. Pues la desviación de éste influirá directamente sobre los beneficios del producto.

Algunas veces sucede que para no superar el presupuesto, se descuida la calidad. Este es un error en el que incurren muchos gestores de proyecto y se debe evitar a toda costa. Pues la calidad suma valor añadido al producto o servicio.

En último lugar, el tiempo de finalización, que son las fases que componen un proyecto y  pueden estar solapadas o secuenciadas en el tiempo. La duración de cada una de ellas marcará la duración total. Durante la secuenciación de las fases se establecerá una fecha de finalización para cada una ellas. Y será la última fecha, la que marcará la finalización.

Características generales del Project Management

La gestión de proyectos y la finalización de ellos es un evento que supone un esfuerzo y responsabilidad para sus gestores y directores. Incluye elementos de peso tales como el presupuesto, la calidad, las fechas y el trabajo de muchas personas. Sus líneas generales de objetivo están inclinadas a la consecución de un proyecto. Cualquier empresa que ponga en marcha la gestión de proyectos pretende conseguir resultados que superen su quehacer medio. Pues, generalmente, los proyectos están inclinados a conseguir un impulso trascendental que muchas veces se traduce en:

• La creación de puestos nuevos de trabajo.
• Cooperaciones entre empresas o instituciones que operen en el mismo sector.
• Llamar la atención de posibles inversores.
• Conseguir aperturas de sedes en otros lugares, donde se puedan emprender los mismos modelos de negocio.
• Más oportunidad para el desarrollo económico en general.

Por ello, intentemos delimitar un conjunto de características propias de la gestión de proyectos. Estas podrían ser: influencias externas, objetivos, recursos disponibles ya sean económicos, materiales y humanos. Plazas, restricciones, tamaño, complejidad, irreversibilidad.

A modo de resumen, las influencias externas podrían ser varias. Las más importantes son el entorno social, político y económico. Los objetivos serán definidos teniendo en cuenta las particularidades de cada proyecto, pero las líneas generales serán las antes mencionadas. De la misma manera que los recursos dependerán del patrimonio de cada empresa, así como las plazas y perfiles profesionales. Además las restricciones serán varias, aunque las más estrictas suelen ser de presupuesto, es decir, económicas.

La complejidad dependerá de la magnitud de la gestión de proyectos y su alcance. Todos tienen como característica la irreversibilidad, pues una vez que se finaliza, quedará como ejemplo para el siguiente. Tal y como hemos visto, podemos concluir que los proyectos suponen un riesgo, económico o social.