POLÍTICA DE GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN

En este curso de política de gestión de la comunicación se muestra como aplicar las acciones de comunicación para lograr los objetivos fijados. La comunicación en una organización se da entre el gerente y los trabajadores.

Actualmente en las organizaciones existen referentes de comunicación para que los empleados sepan como relacionarse con sus públicos. Es decir, con sus clientes, gobierno, prensa y la sociedad misma.

En este curso veremos que la comunicación es la acción de comunicar o de comunicarse. Es decir, que comunicar es trasladar en una interacción a otro individuo o individuos alguna información.

En todo proceso de comunicación se pueden distinguir varios elementos. Entre ellos: el emisor, el receptor, el mensaje, el canal, el código, el feedback y el ruido.

El procedimiento de comunicación

El procedimiento de comunicación es el proceso por el que un sujeto contacta con otro u otros sujetos mediante un mensaje. Lo hace esperando que quienes lo reciban a su vez le aporten una respuesta. Esta respuesta puede ser una acción, una opinión o una actitud. Lo que tiene de denominador común es que se ha establecido un contacto esperando una respuesta, una reacción.

En este entorno para que el proceso comunicativo tenga lugar es necesario transmitir el mensaje y ser recibido. Tiene que compartir el mismo significado para ambos, emisor y receptor. Si no comparten un mismo código y ambos entienden el mensaje, no va a existir comunicación.

Siempre que existe un mensaje que el sujeto emisor quiera comunicar, debe codificarlo o traducirlo al lenguaje oral, escrito o mediante símbolos que tengan un significado que es comprensible para quien va a recibir el mensaje.

No basta solo con codificar el mensaje en un lenguaje común. Para que la comunicación cumpla con su función, se deben considerar también otros aspectos. Por ejemplo, las habilidades sociales y de comunicación, la actitud de emisor y receptor, el nivel de registro que utilizan y sus conocimientos sobre lo que están comunicando, etc.

El mensaje no es más que la articulación de forma verbal o no verbal que el emisor le da a los contenidos o informaciones que quiere transmitir al receptor o receptores. Este mensaje ha de llegar a través de algún medio al receptor. Ese medio por el que el mensaje viaja hasta el receptor se denomina canal.

En la comunicación hay otro elemento muy importante que es la respuesta, retroalimentación o feedback. Siempre garantiza a quien emite el mensaje que este ha sido recibido. Así puede valorar a su vez con esta respuesta si era lo que inicialmente esperaba o no. Es decir, se produce una respuesta a su comunicación.

Funciones de la comunicación

Para los seres humanos, tener información es fundamental para conocer lo que está sucediendo, para obtener información sobre su entorno, etc. Esa información le facilitará la toma de decisiones y su forma de actuar.

La función informativa o referencial se orienta hacia el contexto. Como indica su propio nombre, se centra en la información y en la relación que los hablantes tienen con el mundo, las manifestaciones y los objetos a los cuales remite una forma lingüística. El significado de una palabra es el referente y de esta forma es cómo podemos consultar en el diccionario.

En la función referencial, los mensajes conceptuales y centrados en el contexto, tienen una finalidad principal: informar. Se debe utilizar un lenguaje claro, concreto y sencillo, compuesto de términos de significado unívoco. En el caso de la entonación, esta debe ser lo más neutra posible, sin énfasis que denote emotividad o influencia.

Los seres humanos estamos especializados en la emisión de mensajes conceptuales que, en mayor o menor grado, cumplen siempre funciones informativas. Por ejemplo, las señales horarias del reloj de un campanario, los titulares de un periódico, los anuncios publicitarios, las imágenes y las palabras de un documental. Incluso la literatura y el arte en general desempeñan, entre otras, una función informativa.

Los medios de comunicación, con los mensajes informativos, pretenden básicamente facilitar a los receptores los hechos o acontecimientos verdaderos, inéditos y actuales que sean de interés general. Lo hacen de forma clara y precisa.

La comunicación eficaz

El conseguir ser eficiente en los mensajes que queremos comunicar al resto de interlocutores es uno de los objetivos más claros en cualquier interacción humana.

En nuestro caso, nos centramos en la utilidad de la comunicación para la estrategia empresarial. Y también en los objetivos que, como profesionales del área de ventas, se deben tener en cuenta a la hora de planificar la política comercial de una organización empresarial. El conseguir ser eficaces con los mensajes, pasa a ser una prioridad absoluta.

Lo primero que se debe entender es qué estamos definiendo como comunicación eficaz. La comunicación eficaz es subjetiva. Persigue unos objetivos de comunicación interpersonal o inter-organizacional. Lo primero que se plantea es emitir un mensaje. o transmitir lo que se desea o se piensa. Sin embargo, siempre de una forma correcta o de forma que nos apoye en la consecución del objetivo o de los objetivos que se han planteado.

El ser capaz de transmitir los mensajes o el mensaje adecuado, en el momento adecuado, con los contenidos adecuados y por el canal adecuado, es el objetivo de cualquier tipo de comunicación eficaz. Es decir, conseguir el objetivo que se persigue y conseguirlo en los estándares de calidad de interlocución mayor posible.

Conseguir emitir un mensaje, pero no llegar a los interlocutores adecuados para conseguir la reacción que nos planteamos cuando iniciamos el proceso de comunicación, no es conseguir eficacia en nuestra estrategia de comunicación. Es comunicar pero sin eficiencia.

Elementos para una comunicación eficaz

En este curso se profundiza en los elementos para una comunicación eficaz. Se pueden establecer una serie de reglas que fundamentan una comunicación eficaz, a saber:

• El reconocimiento y autoconocimiento como comunicador. El fin es analizar los propios puntos de mejora y los puntos fuertes que le referencien como buen comunicador.
• Aplicar una actitud mental siempre positiva ante cualquier evento de comunicación. Buscar propiciar el dialogo y el consenso entre uno mismo y los interlocutores.
• La expresión del mensaje es fundamental. Conseguir expresarse con el sentido exacto de lo que se pretende decir. Parece una obviedad pero no siempre es tan evidente.
• La escucha activa. Sobre todo respetuosa, que consiga que los interlocutores se sientan positivamente reforzados por este énfasis en la atención.