INICIO DEL PROYECTO

En este curso se analizan las claves principales en la introducción al proyecto y a la gestión de proyectos. Se abordan sus diferentes definiciones, objetivos, características, tipos de proyectos, etc.

Los alumnos serán capaces de analizar el marco general de la dirección de proyectos. Por un lado, se profundiza en el desarrollo del acta de la constitución de proyecto. Y, por otro lado, se realizan controles integrados de cambios, a través de herramientas y técnicas de control de los cambios que se van produciendo a lo largo de un proyecto.

También se trata la gestión de la integración del proyecto, dirigiendo y gestionando la propia ejecución. Y a la vez, se aborda el cierre del proyecto o fase, de manera adecuada.

En último lugar, se aborda la planificación por medio de los planes de gestión, configuraciones de referencia y EDTs. Se tiene en cuenta el coste y lo que durará cada tarea. Lo cual es un elemento fundamental para el correcto desarrollo del proyecto.

Qué es un proyecto

Actualmente en diferentes bibliografías podemos encontrar una idea común que expresa la definición de proyecto. Se trata, en esencia, de la respuesta analítica, planificada y gestionada a una necesidad planteada. Esta pretende la consecución de unos objetivos para alcanzar una realidad futura.

Esta realidad futura puede ser un producto o servicio en el marco de ámbitos tan diversos como la industria, la ingeniería civil, la informática, la investigación, etc.

Un proyecto es algo temporal y debe contemplar una fecha límite de finalización. Puede durar una semana o prolongarse durante años. El tiempo forma parte del triángulo del proyecto y será uno de los parámetros de restricción a tener en cuenta para el correcto desarrollo de este. Esto se abordará a lo largo del programa.

Un proyecto consume recursos. Pueden ser: humanos, equipos, maquinas, materiales, etc. Estos realizarán un esfuerzo, trabajo o consumo durante el desarrollo del proyecto.

El objetivo de un proyecto

El objetivo final que persigue un proyecto es la realización de un producto o servicio estandarizado con un amplio alcance. Además se caracteriza por:

• La satisfacción de una necesidad particular opuestamente a una producción en serie.
• Contemplar un tiempo limitado por una fecha de inicio y otra de fin.
• Contener algo innovador, parcial o totalmente.

Se trata de un trabajo de alta complejidad donde confluyen distintas disciplinas y donde es necesario coordinar actividades de diversa índole.

Un proyecto es una empresa única e irrepetible. Debido a que cada proyecto es único, su resultado nunca puede predecirse con absoluta fiabilidad. La gestión de proyectos tiene como finalidad lograr los objetivos finales frente a todos los riesgos y problemas que van surgiendo en el proceso.

La gestión de proyectos

Está presente desde el mismo momento en que se concibe la idea hasta que el proyecto se concluye. Todas las actividades proyectuales precisan de medios humanos y materiales para su realización. La utilización de estos medios exige una estructura organizativa para aprovecharlos óptimamente.

Esta estructura no pertenece ni al proceso, ni a la metodología ni a las fases. Está situada más allá de estos niveles metodológicos. No está por encima de ellos ni por debajo, sino que su función es manejar todos los niveles y optimizar su uso.

Habrá que determinar si el equipo de proyectos es suficiente o si será necesario ampliarlo. Habrá que definir qué personas han de participar, durante cuánto tiempo y con qué dedicación. También habrá que fijar los medios materiales a emplear en cada momento así como la exactitud operativa exigible.

Estas condiciones serán variables según la fase que se esté desarrollando. La coordinación de estas actividades y su optimización son funciones que corresponden a la gestión de proyectos.

Excepto en casos muy especiales, la gestión del proyecto está formada por un amplio y complejo conjunto de actividades, que no se pueden llevar a efecto sin una buena organización del proyecto. Además, en general, una misma organización proyectual ha de responsabilizarse de los proyectos y de variables como el espacio, tiempo, actividades complementarias, etc.

El director del proyecto

Es la persona encargada de la gestión del proyecto para la consecución de los objetivos marcados por este. Es designado por la empresa contratista de los trabajos para su correcta ejecución y para velar por los intereses de la esta. En algunos casos es una persona que no pertenece a la gerencia de la empresa, que se encuentra en la estructura de organización de la misma, por debajo de la gerencia.

En otros casos forma parte de un grupo de directores, cada uno de los cuales gestiona un proyecto diferente y son a su vez coordinados por un director de programa o portafolio.

Un ejemplo de esto último, podría ser un programa de cooperación europeo para la investigación de líneas de actuación sobre eficiencia energética en un sector industrial. Este programa concentraría varios proyectos de investigación sobre distintas técnicas de ahorro energético.

Cada uno de los cuales dispondría de su propio director de proyecto. Por encima de estos se encontraría el director del programa de investigación, el cual velaría por la correcta ejecución del plan global del programa.

El director del proyecto debe ser capaz de manejar una serie de herramientas y técnicas específicas. Aunque la aplicación de las mismas será insuficiente si no se combinan con habilidades específicas sobre el área del proyecto que dirija y competencias generales en materia de gestión.

Oficina de dirección de proyectos

Es aquella en la que se centralizan todas las tareas propias de la dirección y gestión de proyectos. Es una entidad paralela a la dirección. Y, por tanto, puede variar en ocasiones los objetivos marcados con respecto a los de la dirección.

En una oficina de dirección de proyectos se realizarán desde tareas de apoyo a la dirección como la propia dirección en sí misma. Estas tareas pueden abarcar desde:

• La gestión de los recursos necesarios en la ejecución del proyecto.
• Identificar y desarrollar una metodología.
• Buenas prácticas y normas para la mejora de la ejecución de los trabajos.
• Incidir sobre las personas implicadas y supervisar sus trabajos para conseguir el cumplimento de los objetivos.
• Asegurar el cumplimiento de los procedimientos y normas marcados para los trabajos.
• Coordinar la comunicación entre los distintos agentes implicados, etc.