HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS DE GESTIÓN Y COMUNICACIÓN DE PROYECTOS

Este programa de herramientas informáticas de gestión y comunicación de proyectos analiza las herramientas tecnológicas existentes. También como han ido evolucionando a lo largo de la historia reciente las herramientas de gestión de proyectos.

Según la International Project Management Association (IPMA), un proyecto es “una operación en la cual los recursos humanos, financieros y materiales se organizan de una forma novedosa, para realizar un conjunto de tareas, con restricciones de coste y plazo, siguiendo un ciclo de vida estándar, para obtener cambios beneficiosos, definidos mediante objetivos cuantitativos y cualitativos”.

Por otro lado, da las claves para que el alumno comprenda extensamente el software de gestión con los sistemas integrados y su evolución.

Este curso también enseña al alumno que la estrategia comunicativa tendrá gran relevancia en el desarrollo de los planes para exponer el proyecto, por medio de la identificación, planificación, etc.

Herramientas tecnológicas en la gestión y comunicación de proyectos

La irrupción de la tecnología tanto en la vida personal como en el desarrollo profesional: industria, agricultura, transporte, comunicación, construcción, etc., ha supuesto en la actualidad un giro de 180 grados en el las relaciones sociales y comerciales.

Las herramientas actuales en la vida cotidiana nos han ayudado a afrontar problemas y solucionarlos de forma más ágil y sencilla. Para las empresas y organizaciones han contribuido a mejorar la planificación del sistema productivo y a ser más competitivas.

La globalización y la continua internacionalización de los mercados nos han llevado a un escenario productivo complejo. La administración y gestión de proyectos, en los diferentes ámbitos profesionales,  se ha convertido en una fase esencial para la eficaz organización y funcionamiento del variado y heterogéneo organigrama empresarial.

Por ello, es necesario que estas organizaciones dispongan de herramientas que permitan gestionar los recursos humanos y materiales de los que disponen. Se pretende alcanzar de forma satisfactoria los objetivos marcados en el proyecto y disminuir la incertidumbre del resultado final.

Evolución de las herramientas tecnológicas de gestión de proyectos

Las herramientas tecnológicas de gestión y administración de proyectos han evolucionado enormemente en los últimos años. Las aplicaciones iniciales presentaban capacidades muy limitadas y dificultades para gestionar grandes volúmenes de información. Sin embargo, en la actualidad  la oferta que ofrece el mercado es extensa, variada y  adaptada a cualquier tipo de negocio.

Hay que indicar que a ello han contribuido de manera importante dos factores esenciales:

• La adaptación del producto final a las distintas normativas y estándares establecidos por los diferentes países y organizaciones europeas.
• La tecnificación en cada uno de los departamentos o sectores de trabajo dentro de la empresa.

Por tanto, la decisión de los gestores de las diferentes empresas a favor  de una u otra de estas tecnologías va a depender fundamentalmente de aspectos como: eficacia y productividad de la misma, capacidad financiera de la empresa, tiempo necesario para capacitar a los recursos humanos, recursos materiales adaptados a dichas herramientas, etc.

De lo que no hay duda es que todas ellas van encaminadas a proporcionar una visión integral del proyecto permitiendo a la empresa adaptarse a los cambios dinámicos a los que les obliga la dureza de la competitividad del mercado actual.

En esa línea se enumerarán y describirán brevemente aquellas tecnologías más generalistas y con mayor auge de aplicación en la gestión de proyectos en la actualidad.

Software de gestión

Es evidente la extrema competitividad que rige actualmente los mercados y el sector de los negocios. Se exige a las empresas unos requisitos, en la gestión de proyectos tanto cuantitativamente como cualitativamente muy elevados. Esto obliga a las empresas a realizar inversiones en nuevas tecnologías informáticas dirigidas a esa optimización en la dirección integrada de proyectos.

Se puede considerar un proyecto como un compendio de tareas y actividades con el objetivo de alcanzar unas metas u objetivos en un plazo determinado. El inicio de cualquier proyecto requiere una serie de recursos humanos y un presupuesto, ambos limitados. Además, una jerarquización de tareas y de personal para poder desarrollarlo con unas mínimas garantías.

En definitiva, el proyecto debe planificarse, controlar su avance y permitir la coexistencia con otros proyectos sin que su progreso se vea resentido.

Pero también cabe la posibilidad de que por una mala planificación o dirección. El desarrollo de un proyecto puede fracasar a lo que puede contribuir factores como:

• Objetivos no satisfechos. 
• Cambios no controlados del proyecto.
• Extralimitación en los costes.
• Demoras en la entrega.

Análisis e identificación del concepto e identidad del proyecto

Las personas durante su continuo desarrollo personal necesitan cubrir una serie de necesidades individuales. En muchas ocasiones, en forma de bienes y servicios. Muchos de estos bienes son escasos o limitados y necesitan de la interactuación del hombre para poder gestionarlos. Es decir, se requiere emprender proyectos que cubran esas necesidades.

Por tanto, se puede decir que estas necesidades suponen el punto de partida para determinar los bienes y servicios a producir dentro de un determinado contexto. El problema principal es que generalmente los recursos para abordar un proyecto son limitados. Esto obliga hoy en día a  los gerentes y directores a un planteamiento productivo-financiero, mediante una gestión que garantice objetivos y resultados: organización de personal, planificación de las actividades, etc.

A pesar de ello, no se debe olvidar que los proyectos deben plantearse como unidades organizativas de gestión. Estos proporcionan bienes y servicios destinados acrecentar el bienestar de las personas, mediante el análisis y aplicación de criterios fundamentales. Estos pueden ser:

• Formulación de planes de actuación donde importan tanto los medios como la forma de actuar.
• Actuar en consecuencia a lo establecido anteriormente durante la fase de implantación de los planes.
• Verificar que los objetivos se cumplen mediante las directrices establecidas.
• Comparación de objetivos y resultados y constatación del cumplimiento de la forma de actuar.
• Realizar una evaluación posterior con los mismos criterios.
• Por último, y quizás lo más importante, aprendizaje durante todo el proceso.

Este planteamiento analítico y desarrollo conceptual es lo que se conoce como administración por objetivos y resultados (APOR) de los proyectos.