GESTIÓN DE PROYECTOS Y GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN

Los conocimientos sobre la gestión de proyecto o Project Management se han ido agrupando en estándares y normas. En base a las buenas prácticas, reconocidas de manera generalizada. Porque su aplicación de forma consistente ha demostrado su influencia en la mejora de los resultados de los proyectos.

Se considera un proyecto, como un esfuerzo humano organizado de personas bajo un régimen contractual. Los proyectos son únicos e irrepetibles, su vida útil es finita y son manejados en el eje de la incertidumbre, lo que da lugar a los riesgos.

El Acta de Constitución del Proyecto es un documento emitido por el iniciador del proyecto o patrocinador. Que autoriza formalmente la existencia y gestión de proyecto. Y, por otra parte, confiere al director del proyecto la autoridad para aplicar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.

El Plan para la Dirección del Proyecto es un documento rector para el proyecto como un todo. Se formula integralmente el modo cómo el proyecto cumplirá sus fases, mediante un proceso de dirección. Que a su vez, integra los cinco procesos y las diez áreas de conocimiento de gestión de proyecto. Articulando todos los planes de gestión y líneas bases de la planificación, dicrección, etc.

Dirigir y gestionar el trabajo de gestión de proyecto es un proceso centrado en la acción del director del proyecto. Para que el plan para la dirección del proyecto oriente el trabajo y se implementen los cambios aprobados para alcanzar los objetivos del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona la dirección general del trabajo y los entregables del proyecto, mejorando así la probabilidad de éxito del mismo. Así como la relación entre quehacer empresarial y ciudadanía  o, lo que hoy en día conocemos como responsabilidad social corporativa.

Consigue tu título de gestión de proyecto online

La gestión de proyecto comienza con una idea, que luego se convierte en una necesidad. Mientras que el proyecto en sí mismo es la respuesta diseñada, pensada y ejecutada por un equipo de profesionales. Bajo la dirección de  un guía o jefe de equipo que en muchas ocasiones coincide con el creador o fundador.

Si bien los proyectos son eventos temporales, los mismos pueden durar días, semanas, meses o años. Dependiendo de la naturaleza, alcance, presupuesto y  la gestión de proyecto en general. Generalmente, la idea se transforma en la satisfacción de una necesidad personal o social. Luego se contempla el tiempo de duración, que puede cambiar de acuerdo con los resultados del proyecto.

Los proyectos son un conjunto de esfuerzos de varias disciplinas que se unen para dar forma a una idea. Así como la gestión de proyecto tiene como principal objetivo dar frente a todos los riesgos y problemas que surgen en el proceso.

Por otra parte, las teorías, métodos y técnicas de gestión de proyecto han evolucionado paralelamente a las tecnologías. Esta evolución viene determinada por la aparición de diferentes herramientas informáticas. Las cuales han impulsado y mejorado las tareas del proceso de gestión de proyecto significativamente. Pues ha optimizado procesos de búsqueda, almacenamiento, organización, gestión de información. De manera que los datos están a disposición de la empresa con mayor rapidez.

Sin embargo, las tecnologías son útiles en la medida que se usen correctamente. Estos mecanismos e instrumentos no son una panacea para dar solución a todos los problemas de gestión de proyecto. Si bien en la mayoría de los casos, la mala organización deficiente de un proyecto o idea no viene dada por los métodos. Sino por la ejecución de las pobres maniobras que se emplean y la carencia de medios óptimos.

¿Cuál es el papel de la planificación en el project management?

La planificación es un requisito indispensable cuando hablamos de gestión de proyecto. Pues como comentamos anteriormente, el factor tiempo se define en cuanto nos acercamos por primera vez a la idea. La planificación es importante para:

• Definir los trabajos.
• Estimar los recursos de toda índole.
• Reunir los requerimientos.
• Definir el alcance.
• Estimar la duración.
• Desarrollar el calendario.
• Secuenciar actividades.
• Estimar costos.
• Definir presupuesto.
• Gestionar las adquisiciones del proyecto.
• Desarrollar un plan de recursos humanos.
• Crear un plan de gestión de riesgos.
• Analizar desde el punto de vista cuantitativo y cualitativo los riesgos.
• Planificar una respuesta a los riesgos.

Como hemos visto las acciones planificadas de la gestión de proyecto influyen a todas las áreas y departamentos. Para que sea efectiva, los informes deben cumplimentarse de manera que permita de forma breve y concisa, la comprensión global del proyecto.

Y, por otro lado, que incluya todos los componentes e información relevante del mismo. De manera que facilite el resumen del quehacer empresarial y potencie la incorporación  en cualquier documento o informe del financiador. Estas acciones pretender expresar con claridad el objeto de la acción de gestión de proyecto. Informando, describiendo y cuantificando a los beneficiarios del mismo.

Para organizar cordialmente las tareas se pueden seguir varios modelos o paradigmas de la gestión de proyecto.

En primer lugar, el método ROY propone como idea fundamental la interdependencia de varias actividades. Coincidiendo estas con las actividades que componen el proyecto y la determinación del camino crítico.

Por el contrario, el método PERT es técnica de evaluación y revisión de programas. Se puede explicar como un método que facilita la gestión de proyecto en los que hace falta coordinar un gran número de actividades.

Implementando el control integrado de cambios a la gestión de los proyectos

La realización de un control integrado de cambios requiere aplicar los procesos de control. Los cuales comprenden múltiples actividades tales como influir en algunos factores que eluden el control de cambios. De manera que se implementen los cambios aprobados por la gestión de proyecto. Es necesario revisar, analizar y aprobar las solicitudes de cambio en todas las áreas.

Al igual, es preciso mantener la integridad de la línea base. Logrando incorporar al plan de dirección del proyecto y a los documentos, solo los cambios aprobados.

El control de cambios integrados y la gestión de proyecto van de la mano. Es difícil concebir un proceso sin el otro, ya que ambos facilitan la consecución de objetivos. Se requiere también que el control de los cambios se haga mediante un plan que documenta la monitorización en sí misma.

A modo de resumen, el control de cambios es el proceso que se encarga de manejar los cambios del proyecto. Durante el ciclo de vida del mismo, se harán tantos cambios como demanden las circunstancias. En ninguna gestión de proyecto se repiten los mismos resultados, pues estos dependen de valores situacionales.

Para finalizar, comentamos que para garantizar la calidad de la gestión de proyecto, los resultados y el impacto social. Estos deberían estar supeditados a un sistema de calidad basado en la serie de normas ISO 9000. Pues la gestión de proyecto, como todos los procesos que se dan en la sociedad, debe ajustarse a unos parámetros. Que, entre otras cosas, garantizan el bienestar, el civismo y relaciones sociales.

De ahí que en esta formación abordemos también la responsabilidad social corporativa y el compromiso empresarial. No solo porque es un fenómeno que ha ganado un espacio en el contexto corporativo. Sino por la relación directa que establece entre empresas, ciudadanos, medio ambiente. etc.