GESTIÓN DE PEDIDOS Y DISTRIBUCIÓN

Con el curso gestión de pedidos y distribución el alumno podrá registrar la entrada y salida de mercancías, realizar un seguimiento de las transferencias de stock, y controlar la consignación, la entrega directa y otros pedidos. Por tanto, conocerá el funcionamiento de los almacenes desde un enfoque de logística de distribución.

Las empresas demandan profesionales que sean capaces de llevar un control óptimo del almacenaje y los procesos derivados de la distribución del producto.

Por otro parte, se aborda en este programa el cambio de percepción sobre el almacenaje. Veremos que ha pasado de ser un sitio donde guardar mercancías a ser un elemento esencial en la cadena de suministro

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El proceso de pedidos y distribución es crítico para toda empresa ya que supone un punto de contacto con el cliente. En este sentido, el éxito del proceso depende de la adecuación del mismo a una amplia variedad de criterios específicos de los clientes. Por ejemplo, la facturación personalizada y la facilidad de acceso a la información del pedido.

En este curso gestión de pedidos también veremos que la gestión y distribución aporta valor al recoger datos del cliente en tiempo real. Estos permiten a la compañía enfocar programas de promoción y fidelización y desarrollar una previsión de la demanda más precisa.

La organización de pedidos permite alcanzar el pedido perfecto. Un pedido que se ha enviado al cliente de manera completa, a tiempo, sin deterioro ni daño físico y con la documentación completa y correcta.

Los alumnos aprenderán que uno de los documentos más importantes que se utilizan en las compañías es el proceso de pedidos. También se le conoce como hoja de pedido, informe de pedido, albarán de pedido, etc. El pedido es el que conecta al cliente con la compañía, de una manera sistemática y amplia, de acuerdo con el curso gestión de pedidos.

De hecho, la experiencia que de cada cliente tiene con la compañía está determinada por la forma en que la compañía gestiona el ciclo de vida del pedido. Durante el ciclo de vida del pedido, cada vez que se manipula el pedido, se manipula al cliente. Por tanto, también destacamos en este curso gestión de pedidos y distribución que cada vez que el pedido es desatendido, el cliente se siente desatendido.

El objetivo de esta capacitación es que los alumnos sepan analizar, modelar, rediseñar y mejorar del proceso de gestión de pedidos y del ciclo de vida del pedido.

Qué es la gestión de pedidos y distribución

En este curso gestión de pedidos y distribución definimos un pedido como el soporte de la petición del cliente a la compañía. El pedido contiene toda la información que la compañía necesita para llevar a cabo su cumplimentación adecuadamente.

El sistema de gestión de pedidos debe contener los datos sobre:

• El cliente.
• Producto/servicio solicitado: descripción, modelo, calidad, planos, especificaciones técnicas, etc.
• Cantidad.
• Lugar.
• Fecha de entrega.
• Precio.

En ciertas ocasiones, el pedido puede contener otros datos como condiciones de entrega, condiciones de pago, restricciones de entrega, etc. Una vez se ha validado el pedido y la compañía se ha comprometido a servirlo en unas condiciones pactadas, el pedido se convierte en un documento contractual.

Por tanto, en este curso gestión de pedidos y distribución resaltamos que el incumplimiento de las condiciones pactadas suele originar costes a la parte que incumple. Concretamente, una indemnización. Además, veremos que deteriora su imagen de cara a nuevas relaciones comerciales.

Fases del curso gestión de pedidos

En el curso gestión de pedidos y distribución se muestran todas las tareas que incluye la gestión de pedidos. Entre ellas encontramos:

• Recepción.
• Verificación.
• Aceptación.
• Configuración.
• Manipulación.
•  Consulta.
• Archivado del pedido en cualquiera de sus etapas del ciclo de vida.

La gestión y distribución se sitúa en el primer nivel, con una planificación a corto plazo. Analizaremos como envía la información sobre los pedidos recepcionados a las áreas, departamentos o módulos de planificación de la distribución, producción y requerimientos de materiales. Y por otro lado, recibe información sobre las posibilidades de satisfacer dichos pedidos.

La agrupación de las distintas tareas llevadas a cabo en el proceso de gestión pedidos y distribución daría lugar a subprocesos. En esta formación en gestión de pedidos profundizaremos en diez actividades básicas del proceso. Existen más actividades pero estás se realizan en todas las compañías. Las actividades que se verán en el curso gestión de pedidos son las siguientes:

• Planificación de pedidos.
• Generación de pedidos.
• Estimación de costes y precios.
• Recepción y entrada del pedido.
• Selección y priorización.
• Programación.
• Cumplimentación.
• Facturación.
• Devoluciones y reclamaciones.
• Servicio postventa.

Subprocesos del proceso de gestión de pedido y distribución

Otro tema a tratar en este curso gestión de pedidos y distribución es los subprocesos del proceso de gestión de pedido y distribución.

Se abordará como la recepción aglutina a las tareas que tienen que ver con la recepción de la propuesta de pedido y la prevalidación inicial. Señalamos que hasta que la propuesta que hace el cliente no se ha aceptado, no se puede hablar de pedido.

Los alumnos aprenderán a hacer las comprobaciones necesarias sobre la correcta elaboración y preparación de la propuesta desde un punto de vista formal. La recepción de la propuesta de pedido requiere de la disposición de los medios por parte de la compañía o del sistema del curso gestión de pedidos en general.

Por tanto, se muestra en este curso gestión de pedidos que se abarcan redes de suministro u otras entidades para que la propuesta de pedido se reciba correctamente. Y, además, debe diseñarse a partir de la identificación de los canales de llegada de dichas propuestas.

Por otro lado, la prevalidación de la propuesta de pedido consiste en realizar las tareas oportunas para comprobar que la propuesta de pedido reúne unas condiciones formales mínimas. Es decir, si la propuesta está bien cumplimentada o si los datos de la propuesta son correctos.

Superada la prevalidación, se puede afirmar en este curso gestión de pedidos que se ha llegado en condiciones de formato y legibilidad suficientes como para ser estudiada. En caso contrario, habría que contactar con el cliente para aclarar todos los aspectos dudosos.

Ciclo de vida del pedido

También nos adentraremos en esta formación en gestión de pedidos y distribución en el ciclo de vida del producto. El pedido es un documento básico que rige la actividad industrial y la gestión de pedidos.

En la organización se tiene que dar importancia del ciclo de gestión del pedido. El principal motivo es que puede ser muy relevante para el futuro crecimiento de la empresa. La gestión del ciclo del pedido ofrece a los gestores la oportunidad de ver su propia compañía a través de los ojos del cliente.

En este curso gestión de pedidos  se destaca que un pedido comienza a formarse cuando el cliente define sus necesidades. Este hecho dará lugar a una propuesta de pedido que el cliente le hará a la compañía.

El pedido se cierra o desactiva cuando el cliente hace acuse de recibo de todos los productos y resuelve el pago de los mismos. Entre un momento y otro, el documento atraviesa varias fases que comentaremos en este curso gestión de pedidos. El pedido cambia de fase cuando se modifica la información que contiene o cuando se le realiza algún tipo de proceso. Como por ejemplo, una validación o comprobación.

Organización de la gestión de pedidos y distribución

La gestión de contenidos y distribución suele estar disperso en el organigrama de la empresa. Los departamentos que suelen participar son comercial, administración almacén o logística.

En algunas empresas podemos encontrar, por un lado, a un responsable de proyecto. Esta persona se encarga de hacer el seguimiento de los pedidos. Sobre todo, en un sentido técnico.

O, por otro lado, un responsable de cuenta. Este perfil se responsabiliza de las funciones del proceso de gestión de pedidos y distribución respecto al servicio al cliente. Normalmente, tienen asignados ciertos clientes o zonas. En este curso veremos que su contacto con el pedido puede depender del volumen de cuentas o del tipo de producto. Puede suponer la entrega al cliente, las funciones comerciales para conseguir entrada de pedidos, etc.

En definitiva, se trata de realizar un seguimiento a la gestión de pedidos y distribución para optimizar los resultados de la empresa.

Retos y tendencias de la gestión de pedidos y distribución

Otra cuestión importante que deben conocer los alumnos son los dos grandes desafíos a los que se enfrenta la gestión de pedidos y distribución. Estos son la necesidad de:

• Eliminar errores en la toma de datos del pedido.
• Recursos que aporten información precisa y actualizada.

Primeramente, sería importante eliminar los errores para que las empresas ofrezcan una gestión de pedidos y distribución perfecta. De esta forma, se podrán realizar recaudaciones más rápidas. Y también reducir los costes que conllevan esos errores. Entre los fallos más destacados encontramos errores en los precios o códigos de los productos, como indica esta capacitación en gestión de pedidos.

Las empresas demandan expertos en curso gestión de pedidos  que sean capaces de:

• Captar pedidos.
• Tomar datos.
• Gestionar reclamaciones.
• Conocer los requerimientos del cliente.
• Informar de forma proactiva de problemas o cambios.
• Conocer cómo establecer los mejores plazos de entrega para el cliente.

En el futuro, el curso gestión de pedidos y distribución se convertirá en un proceso incluso más complejo. Especialmente, conforme las compañías se vayan globalizando. El aumento continuado de la integración entre proveedores y clientes reducirá el rol tradicional de la toma de pedidos del área de servicio al cliente.

En este programa veremos que las empresas pueden obtener información de pedidos en tiempo real en la cadena de suministro. Esto es gracias a las nuevas tecnologías en los terminales de venta y los sistemas informáticos globales. Por ejemplo, los ERP.

La logística de devoluciones

En este curso gestión de pedidos y distribución también abordamos la logística de devoluciones. Se trata del flujo de vuelta de artículos y elementos de embalaje. Los alumnos aprenderán que incluye el servicio al cliente y la retirada final de los artículos devueltos.

Además, trataremos los diferentes tipos de devoluciones. Pueden ser ciegas, sin previo aviso al proveedor, preautorizados con previa comunicación al proveedor y que suele llevar asociado un número de autorización.

La logística también incluye la retirada de desechos, productos reciclables, productos perecederos, o materiales absolutos. Por ello, es una parte costosa de la cadena de suministro. Esto requiere que las empresas dediquen recursos adecuados para controlar estas actividades.

Sin embargo, veremos en este curso gestión de pedidos y distribución que los clientes cada día más evalúan otros aspectos. Como por ejemplo, la flexibilidad de la empresa o el nivel de atención.

Por otro lado, mostramos la importancia de considerar las barreras para sustituir productos inmediatamente. Por ejemplo, la disponibilidad de stock o el tiempo de envío.

Los alumnos aprenderán en esta formación experta a realizar una gestión eficiente de la logística. Para ello, utilizaran almacenes que soporten movimientos bidireccionales de los productos. Es decir, la empresa contará con instalaciones especificar para realizar estas actividades. Así mismo, cuando los artículos se devuelven, se necesita disponer de la información apropiada. Sobre todo, para asegurar que se gestiona el correcto problema.

Actividades de postventa

En este curso gestión y distribución de pedidos veremos que la repetición de negocios incluye en el éxito de ventas. En este sentido, si un cliente queda satisfecho dará datos a otros clientes potenciales.

Por ello, destacamos que los servicios postventa pueden generar una buena imagen ante el cliente después de su decisión. A veces los clientes tienen dudas porque saben que la alternativa escogida tiene características desagradables. Así como también ventajas. Los alumnos conocerán que a esto se le denomina síndrome de culpabilidad del comprador.

También veremos en este curso gestión de pedidos y distribución que como otros de los servicios de postventa, el vendedor debe asegurarle al cliente que ha tomado la decisión correcta mediante:

• Un resumen de los beneficios del producto.
• Una exposición de las ventajas del producto frente a las alternativas posibles desechadas.
• La manifestación del grado de satisfacción que tendrá el cliente con el uso del producto.