GESTIÓN DE LOS INTERESADOS

El presente curso de Gestión de los interesados persigue que los alumnos sean capaces de realizar una correcta gestión de los interesados en un proyecto.

La realización de este curso será muy provechosa para todos aquellos profesionales o estudiantes de gestión de proyectos. Ya que en cualquier proyecto, uno de los aspectos más importantes es la gestión de las personas interesadas. Y es a su vez uno de los que más dificultad presenta a la hora de gestionarse. Llevar a cabo la clasificación e involucramiento adecuado de los distintos roles o perfiles será esencial para alcanzar el éxito.

Formación en Gestión de los interesados online

A grandes rasgos, el objetivo de este curso es que los alumnos comprendan la definición teórica de gestión de los interesados. En la cual se explicarán los procesos de identificación, planificación, gestión y monitorización de los interesados.

En esta gestión se incluyen los procesos necesarios para la identificación de las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o verse afectados por el proyecto. Así como los procesos para analizar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto. Y para desarrollar estrategias de gestión adecuadas, con la intención de lograr que los interesados sean participes en las decisiones y puesta en marcha del proyecto.

Este tipo de gestión también está enfocado en la comunicación continua con los interesados para comprender sus necesidades y expectativas. Tiene como uno de los objetivos clave lograr la satisfacción de los interesados. Para ello hace frente a los incidentes en el momento en que tienen lugar, gestiona los conflictos de intereses y fomenta una adecuada participación de los interesados en las decisiones y actividades del proyecto.

¿Qué entendemos por gestión de los interesados?

En primer lugar hay que dejar claro que se entiende por interesados de un proyecto. Nos referimos tanto a personas como organizaciones, clientes, patrocinadores, etc. que forman parte activa de un proyecto.

Es decir, los interesados del proyecto pueden encontrarse en niveles diferentes dentro de la organización, y tener distintos niveles de autoridad. Además, pueden no pertenecer al proyecto, incluso ser externos a la organización que lo ejecuta.

Como alumnos de este curso aprenderéis que la gestión de los interesados se basa en realizar una buena gestión de las comunicaciones. Con el objetivo de satisfacer las necesidades de los interesados en el proyecto y resolver cualquier problema con ellos. Esta gestión también sirve para aumentar la probabilidad de que no se produzcan desvíos en el proyecto. Se mejora así la capacidad de las personas de trabajar en equipo y se evitan al máximo las interrupciones durante el desarrollo del proyecto.

Ejemplos de interesados de un proyecto

• Director del Proyecto. Persona encargada de la dirección del proyecto.
• Cliente/usuario.
• Organización ejecutante. La empresa que lleva a cabo la actividad.
• Miembros del equipo del Proyecto. Está formado por el grupo de empleados que realizan el trabajo de elaboración del proyecto.
• Equipo de dirección del Proyecto. Son aquellos miembros del equipo que tienen participación expresa en las actividades de dirección del proyecto.
• Patrocinador o promotor. Aquella persona o empresa que aporta una serie de recursos financieros para la puesta en marcha del proyecto.
• Influyentes. A este grupo de interesados pertenecen personas o grupos que no guardan una relación directa con el proyecto. Pero que influyen positiva o negativamente sobre en el desempeño del mismo.

Procesos de la gestión de interesados del proyecto

A lo largo de este curso de gestión de interesados se explicará con todo detalle cada uno de lo procesos que forman parte de esta gestión, los cuales son:

• Identificar a los interesados.
• Planificar la gestión de los interesados.
• Gestionar la participación de los interesados.
• Monitorizar el involucramiento de los interesados.

Identificación de los interesados del proyecto

A lo largo de este proceso se pondrán de manifiesto las ventajas de identificar a los interesados en el proyecto. El fin último de este proceso es identificar a todas las personas y organizaciones que son afectadas por el proyecto.

Es una parte vital del éxito del proyecto identificar a los interesados al comienzo del proyecto. Y realizar un análisis de sus intereses, expectativas, importancia e influencia en el proyecto. Ya que solo de esta manera se puede desarrollar una buena estrategia con la que aproximarse a cada interesado. Y así decidir su nivel de participación en el proyecto.

La idea es maximizar los aspectos positivos y reducir todo lo posible los aspectos negativos. Para ello, es importante realizar un seguimiento periódico de la estrategia que se aplica en la ejecución del proyecto. Y en el caso de que sea necesario realizar los ajustes que procedan.

Entradas

• Acta de Constitución del Proyecto. Contiene información acerca de los principales interesados del proyecto. Aporta información sobre las partes externas e internas relacionadas con el proyecto.
• Documentos de Adquisición. Las partes que pertenecen a este documento son interesados clave en el Proyecto.
• Factores Ambientales de la Empresa. Estos factores pueden afectar al proceso de identificación de los interesados. Algunos de estos factores pueden ser la cultura y estructura de la Organización o las tendencias tanto globales como regionales o locales.
• Activos de los Procesos de la Organización. Estos activos pueden ser las plantillas de registro de interesados, lecciones aprendidas o registro de interesados de proyectos anteriores.

Herramientas y técnicas

• Juicio de Expertos: En base a los objetivos del proyecto el director debe recurrir al juicio de expertos. Esto es, con su ayuda decidir sobre el nivel de participación de cada uno de los interesados a lo largo del proyecto.
• Reuniones: Deben tener lugar reuniones tanto con expertos como con el equipo de proyecto. De ellas puede obtenerse información muy útil de cara al plan de gestión de los interesados.
• Análisis de los Interesados: Busca conocer el nivel de participación de los interesados. Ya que la participación de estos durante el proyecto es esencial para el éxito del mismo. Este nivel de participación se puede clasificar en:
  • Desconocedor
  • Reticente
  • Neutral
  • Partidario
  • Líder

Salidas

Plan de gestión de los interesados: Forma parte del plan para la dirección del proyecto. Se encarga de buscar las estrategias de gestión necesarias para involucrar a los interesados de manera eficaz.

Este plan es de naturaleza sensible, por lo que los directores de proyecto deben de tomar una serie de medidas.