EVENTOS: PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTACIÓN Y ORGANIZACIÓN

Hoy en día la planificación de eventos se considera una herramienta de comunicación para cualquier tipo de organización. Todas tienen la necesidad de establecer nuevas estrategias de publicidad y comunicación.

La planificación de eventos se está convirtiendo en una estrategia muy utilizada para disfrutar de la experiencia. No se trata de sólo consumir un producto o servicio. Ahora las organizaciones quieren que los consumidores vivan una experiencia.

Los eventos han evolucionado muchos en los últimos años. Ahora son espectáculos que tienen que lograr determinados objetivos. Es decir, los eventos se entienden como espectáculos multidisciplinares y vistosos para los asistentes. La finalidad es que disfruten de una experiencia agradable. La planificación de eventos se tiene que hacer pensando en las necesidades de la organización y sus invitados.

Por otro lado, también nos adentraremos en el perfil del anfitrión en la planificación de eventos. Explicaremos cual es su papel en un acto y sus funciones. Los alumnos comprenderán la importancia de esta persona en cualquier tipo de evento.

Para finalizar, abordaremos planificación presupuestara y económica en la planificación de eventos. El presupuesto que se destine para el evento determinará en qué va a consistir y permitirá que se puedan realizar más o menos acciones.

A la hora de planificar un evento es importante tener en cuenta el presupuesto para no pasarnos de la cantidad fijada. Los alumnos aprenderán a implementar el presupuesto en un acto exitosamente.

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La planificación de eventos en empresas privadas y públicas ha crecido enormemente. Cada año se producen un montón de eventos en los que hay que tener en cuenta muchos detalles. En este curso veremos todos los factores que encontramos antes, durante y después de un evento.

Las nuevas tendencias en publicidad, patrocinio y mecenazgo, marketing, etc. están obligando a los organizadores de eventos a cambiar sus bases. Ahora tienen que buscar alternativas originales y creativas para cumplir con las expectativas y necesidades de la organización y sus asistentes.

Actualmente para una organización un evento es una herramienta de comunicación y de relaciones públicas. Los expertos en planificación de eventos se basan en el marketing experencial.

Los eventos se han convertido en un nuevo producto que se utiliza para comunicar. Cada asistente vive una experiencia en cada acto. Por tanto, las empresas con un sólo evento pueden comunicarse con muchas personas.

Las organizaciones aprovechan los eventos para mostrar sus marcas y conseguir un mayor impacto. Es una buena manera de ganar notoriedad en el tiempo en la mente del consumidor. Incluso puede ser durante más tiempo que con una campaña publicitaria.

La figura del anfitrión en la planificación de eventos

Otro tema importante en este curso de planificación de eventos es la figura del anfitrión. Es una de las figuras más importantes, junto con el invitado de honor, para la organización en cualquier tipo de evento.

El anfitrión es la persona con mayor importancia en el acto. Por este motivo, ocupa un lugar específico y diferenciado en todos los actos que realiza. Es quien preside el acto, por lo que puede ocupar el lugar de presidencia o ubicar justo al lado de quien presidente. Los alumnos aprenderán que su precedencia es absoluta sobre los demás asistentes al evento.

En este programa de planificación de eventos estudiaremos que el anfitrión es quien recibe a los invitados. Es el responsable de facilitar las presentaciones y acciones sociales entre los asistentes que no se conocen.

Además tiene que estar pendiente de la logística del acto. Se encargará de toda la operativa y proceso de rodea el acto. Por otro lado, es quien envía el listado de invitados y la tarjeta de invitación. También es el responsable de decidir el protocolo basándose en las normas sociales habituales.

Para ser un buen anfitrión hay que tener ciertas capacidades. La persona que ocupa esa posición tiene que tener habilidades para desenvolverse en cualquier acto.  En cada evento se tienen unas necesidades y hay unos requerimientos.

Un anfitrión tiene que ser capaz de estar presente y ocuparse en todos los asistentes. Y por otro lado, no tienen que resultar demasiado protagonista en el acto. Resulta difícil de llevar pero es mejor que no sea el centro de atención durante todo el evento.

Las funciones del anfitrión

También es importante en este curso de planificación de eventos las funciones del anfitrión. Los alumnos conocerán en detalle todas las tareas que tienen que realizar si es el anfitrión de un evento.

Algunas de las funciones más importantes son las siguientes:

• Determinar el protocolo de los asistentes.
• La recepción de los asistentes. El objetivo de todo acto protocolario, es que todo invitado ha de ser recibido por el máximo responsable o por su representante. Las presentaciones corren también por cuenta del anfitrión.
• Cumplir con los objetivos que se ha propuesto la organización del acto.
• Fomentar la conversación y el trato entre los asistentes.
• Velar por el cumplimiento del programa del acto.
• Liderar el turno de palabra en los discursos. Para agradecer la asistencia y explicar los motivos por los que se ha organizado el acto. El invitado de honor es quien debe cerrar el turno de discurso.
• Marcar el inicio y la finalización del evento.

A lo  largo de esta formación en planificación de eventos, estudiaremos las funciones tanto en actos oficiales como no oficiales.

Los honorarios profesionales en la planificación de eventos

Uno de los temas más importantes en la planificación de eventos son los honorarios profesionales. Como veremos es una gran incertidumbre saber cuál es el porcentaje adecuado a aplicar en un proyecto para los honorarios de los profesionales.

Los alumnos aprenderán que puede depender de la organización, de la planificación y de la producción del evento. Por tanto, a la hora de realizar la valoración para hacer una estimación de los honorarios profesionales hay que valorar estos aspectos.

La idea es establecer un presupuesto que esté relacionado con las expectativas del cliente y que logre cubrir las necesidades de la organización.

También estudiaremos los casos de concurso público. En estas situaciones la dotación presupuestaria ya esta incluida. La experiencia en la planificación de eventos nos ayudará a gestionar cada partida del presupuesto para conseguir el objetivo económico final.

Por otro lado, en esta formación en planificación de eventos, también destacamos que hay que ser rigurosos cuando se requiera un presupuesto muy definido. En estos casos, los honorarios profesionales suelen estar como una partida presupuestaria más.

Como resultado, podemos decir que a la hora de realizar un presupuesto hay que tener en cuenta los siguientes factores:

• Tipo de compañía para la que trabajaremos
• Tipo de evento que quieren realizar.
• Los costes de producción del evento.
• Cuáles serán los proveedores que necesitaremos para poner en marcha el evento, que siempre debemos incluir en los costes directos del proyecto.
• El impacto del evento una vez finalizado.
• La competencia.

Realizar este curso de planificación de eventos es una buena oportunidad para conseguir un buen empleo o una mejora laboral. Hoy en día es raro la empresa que no realizar un eventos para como estrategia de comunicación. Por ello, la demanda de expertos en eventos está creciendo en los últimos años.