ESPECIALISTA EN INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

Este programa pretende que la integración y la implantación de un Sistema de Gestión Integrado sea ágil y sencilla.

Las empresas que quieren implantar un Sistema de Gestión Integrado de Calidad, el Medio Ambiente y la Prevención de Riesgos Laborales tienen que tener en cuenta el desarrollo de las actividades establecidas en un Plan de Integración. Así podrán conseguir los objetivos planificados.

En primer lugar, tienen que llevar a cabo una evaluación a través de auditorías de carácter parcial para poder hacer los ajustes necesarios e identificar si hay algún incumplimiento y sus causas.

Finalmente, la implantación tiene que estar sometida a su correspondiente seguimiento. El objetivo es hacer una evaluación de la eficacia del proyecto de integración definido y, en caso necesario, proponer las acciones correctivas en caso de detectar algún incumplimiento.

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Muchas empresas están implantando Sistemas de Gestión Integral debido al éxito de la implantación  y certificación del Sistema de Gestión de Calidad. Principalmente, se ha centrado en asegurar la calidad, la gestión ambiental y la seguridad y salud en el trabajo.

La implantación de los Sistemas de Gestión es habitual porque la implantación de la norma ISO 9001 facilita a cualquier organización a familiarizarse con el funcionamiento de los Sistemas de Gestión. Y también, con toda la información documentada necesaria para el cumplimiento de la norma. En este curso veremos que en muchos casos es similar al de las otras normas.

Los alumnos aprenderán que la asignación de responsabilidades es igual en el ámbito de la calidad, del medio ambiente y de la seguridad y salud ocupacional.

El propósito de un Sistemas de Gestión Integral es diseñar una estructura para un sistema de gestión común que integre los aspectos comunes de cada sistema individual. Pero también tiene que evitar duplicidades y mejorar la eficacia y eficiencia de la organización y del negocio. Aunque quedará información documentada exclusiva de seguridad y salud en el trabajo, de medio ambiente y de calidad.

Características de un Sistema de Gestión Integrado

En este curso consideramos un Sistemas de Gestión Integral como una estructura común para unificar los diferentes Sistemas de Gestión que interactúan en la organización. Estos están basados en ámbitos distintos.

En este sentido, se cuenta con un solo Sistema de Gestión que recoge en una misma base documental los antes independientes sistemas de gestión. Se hace en procedimientos, instrucciones de trabajo, documentos técnicos, registros, etc. Un único mando centraliza el proceso de implantación en todos los ámbitos de la organización. Posteriormente, realiza auditorias y revisiones.

Esta estructura podríamos asimilarla a la de un árbol, con un tronco común del que salen distintas ramas correspondientes a las distintas áreas de gestión a integrar. Las más habituales suelen ser las de calidad, medio ambiente y seguridad y salud laboral.

De esta forma, la parte integrable o tronco del Sistema de Gestión Integrado contendría los elementos comunes a cada sistema de gestión afectado. Como por ejemplo, puede ser:

• Política.
• Revisión del sistema.
• Objetivos.
• Control de la documentación.
• Asignación de recursos.
• Mantenimiento.
• Auditorías.
• Verificación (análisis de datos, indicadores, etc.).
• Formación.

Los documentos específicos suponen la gestión complementaria de los aspectos de cada uno de los sistemas que van a integrarse. Estos que deben apoyarse siempre en los elementos comunes del tronco.

Beneficios en la integración de un Sistema de Gestión

En este curso abordaremos los beneficios de un Sistema de Gestión Integrado. Destacamos las siguientes ventajas:

• Aumenta la eficacia y eficiencia en la gestión de los sistemas y en la consecución de los objetivos y las metas propuestas.
• Mejora de la capacidad de reacción de la organización frente a las nuevas necesidades o expectativas de las partes interesadas.
• Mayor eficiencia en la toma de decisiones por la dirección, al disponer de una visión global de los sistemas.
• Simplifica y reduce el volumen de información documentada. Es decir, procedimientos, documentación y
• Aminora la necesidad de recursos y del tiempo empleado en la realización de los procesos integrados.
• Reduce los costes del mantenimiento del sistema y de evaluación externa. Por ejemplo, simplificando el proceso de auditoría.
• Mejora de la percepción, así como el grado en el que se involucra el personal en los sistemas de gestión. Por tanto, favorece que toda la organización hable un único lenguaje de gestión.
• Mejora tanto de la comunicación interna como de la imagen externa, alcanzando mayor confianza de clientes y proveedores.

Dificultades en la integración de un Sistema de Gestión

En cuanto a las posibles dificultades que nos podemos encontrar con la un Sistemas de Gestión Integrado y que debemos superar, podemos citar los siguientes ejemplos:

• Las dificultades propias derivadas de la resistencia al cambio por parte de la alta dirección y del personal de la organización.
• La necesidad de recursos adicionales específicos para planificar y ejecutar el plan de integración.
• La dificultad para elegir el nivel de integración adecuado al nivel de madurez de la organización.
• La mayor necesidad de formación del personal implicado en el sistema integrado de gestión.

Que es una auditoría de gestión

Uno de los elementos clave en un Sistema de Gestión es la auditoria. Los alumnos aprenderán que las normas de estandarización (ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001) las consideran, por un lado, una herramienta importante para evaluar el seguimiento y verificar la implantación de la política del sistema correspondiente. Y por otro lado, una parte esencial del proceso de certificación.

En este curso destacamos que el proceso de auditoría es una herramienta muy útil para mejorar cualquier Sistema de Gestión de una organización. Principalmente, porque ayuda a reducir, eliminar y prevenir las no conformidades. Así como, su grado de implantación y eficacia.

Las características de la auditoría de un Sistema de Gestión

En este curso abordamos las características de un Sistema de Gestión. Entre ellas destacamos las más básicas:

• Sistemático. Es un proceso que tiene que planificar con antelación los intervalos o tiempos para su realización, su alcance y su contenido. A veces, hay que establecer un programa a cumplir durante o después de la planificación, si de ella se derivan acciones o medidas correctivas.
• Independiente. Las auditorías para poder alcanzar sus objetivos deben ser objetivas e imparciales. Es importante asegurar esto cuando se seleccionan los auditores. Cuando se trata de auditorías internas se tiene que evitar que un departamento se audite a si mismo.
• Documentado. Es decir, se trata de un procedimiento documentado. Es importante que los alumnos aprenderán a definir responsabilidades, requisitos de planificación, de realización y registros.
• Evidencias. Cuando se realiza una auditoria hay que evitar la subjetividad. Es decir, los alumnos tienen que evitar sus opiniones, su forma de pensar o de sentir. Así como, en hechos que demuestren cómo se hacen las cosas dentro de la organización.