AUDITORÍA DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

Las empresas demandan expertos en auditoría de sistemas de gestión. Actualmente una organización es concebida como un conjunto de procesos. Por tanto, su gestión engloba todos los procesos.

Estos procesos deben ser administrados para conseguir la máxima eficacia y eficiencia empresarial. Si se consideran las distintas variables y se gestionar de una forma adecuada se puede optimizar el funcionamiento.

El proceso de verificación sistemático y documentado para obtener y evaluar de una forma objetiva las pruebas. Estas se destinan a determinar si las actividades del sistema cumplen todos los requisitos que la organización haya impuesto. En este curso veremos que a esto se le denomina auditoría de sistemas de gestión.

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El proceso de la auditoría de sistemas de gestión es una herramienta muy efectiva en cualquier tipo de empresa. Permite a la empresa tener información objetiva. Por lo tanto, podrá reducir, eliminar o prevenir cualquier no conformidad que se presente. Además, podrá conocer el grado de implantación y eficacia.

Constantemente está creciendo el uso de las auditorias de sistemas de gestión. Se trata de una herramienta que facilita el control, el seguimiento y la mejora. Hoy en día resulta fundamental en muchas empresas.

Fue en los años 90 cuando comenzó a utilizase esta herramienta. La Organización Internacional de Estandarización vio la necesidad de estandarizar las diversas normas y criterios a la hora de realizar auditorías. El objetivo era elaborar criterios comunes. Como consecuencia, surgieron una serie de normas que se centraron en las auditorías de sistemas de gestión.

Características de una auditoría

En esta formación en auditoría de sistemas de gestión estudiaremos las características básicas de una auditoría. Los alumnos aprenderán que son las siguientes.

Se trata de un proceso sistemático. Esto quiere decir que es un proceso que se planifica con antelación. Este proceso engloba la realización, el alcance, el contenido y la duración. En algunas ocasiones, se elabora un programa mientras se realiza la auditoría por si surgen acciones o medidas correctivas.

La auditoría de sistemas de gestión también es un proceso independiente. Para conseguir los objetivos establecidos tienen que ser objetivas e imparciales. Es muy importante tener esto en cuenta cuando se eligen a los auditores. Por ejemplo, es conveniente evitar que un departamento se audite a sí mismo cuando en una auditoría interna.

Por otro lado, es un proceso documentado. En todo momento, se tienen que ir documentando el proceso de la auditoría de sistemas de gestión. Se tienen que recoger las responsabilidades, los requisitos, los registros, etc.

Otra característica importante son las evidencias de la auditoría. Hace referencia a los registros, declaraciones o cualquier tipo de información relacionada con los criterios de la auditoría. Sobre todo, si son verificables. Por consiguiente, el objetivo es conseguir pruebas que apoyen objetivamente la existencia de algo.

También una auditoría permite valorar las evidencias de manera objetiva. Es importante no dejarse llevar por la subjetividad. Es decir, no basarnos en nuestra forma de pensar o sentir. Solamente en hechos que muestren que está ocurriendo en la empresa.

Por último, encontramos los criterios de la auditoría de sistemas de gestión. Es decir, las políticas, procedimiento o requisitos que se emplean para hacer comparaciones. De esta forma, se puede comprobar o verificar una realidad.

El objetivo de una auditoría

Otro tema importante que estudiaremos en este curso son los objetivos de una auditoría de sistemas de gestión. Normalmente, los objetivos los establece la persona u organización que encarga la auditoría.

Los alumnos entenderán que dependiendo del los objetivos sabremos si es una auditoría de calidad, medio ambiente, etc. Sin embargo, esto no impide que se puedan establecer unos objetivos globales en todas las auditorías de sistemas de gestión.

En esta formación señalamos que algunos de ellos son los siguientes:

• Comprobar que el sistema de gestión ha sido desarrollado y definido correctamente.
• Asegurar el grado de implantación y seguimiento por la empresa.
• Detectar las anomalías, los puntos débiles y fortalezas.
• Comprobar que se modifican las no conformidades detectadas y las posibles.
• Valorar la adecuación y coherencia con la política del sistema auditado.
• Comprobar si el sistema de gestión presentado es eficaz para lograr los objetivos planeados.

La figura del auditor

También nos centraremos en el profesional responsable de realizar una auditoría de sistemas de gestión. En este programa veremos la figura del auditor en auditorías externas o internas. Destacamos que este profesional puede ser una sola persona física o un equipo auditor formado por más de un profesional.

Para decidir si se realiza una u otra auditoría de sistemas de gestión hay que tener en cuenta ciertos factores. Por ejemplo, el alcance de la auditoría y las características de la empresa que se va a auditar.

En este curso de auditoría de sistemas de gestión analizaremos la figura del auditor en sus dos modalidades. Sin embargo, antes delimitaremos ambas auditorías, basándonos en la normativa.

Los egresados aprenderán que un auditor es un profesional con habilidades y competencias para realizar una auditoría. Por tanto, veremos en esta formación en auditoría de sistemas de gestión que un auditor es una persona física que realiza auditorías. Y, por otro lado, tiene que contar con ciertos atributos profesionales.

Competencias de los auditores

Las competencias de los auditores es un tema muy importante a tratar en este curso de auditoría de sistemas de gestión.

La fiabilidad del proceso de auditoría y la eficacia para conseguir los objetivos establecidos varían según la competencia de los auditores. Es decir, de los profesionales que se encargan de realizar la auditoría de sistemas de gestión.

Los alumnos aprenderán que un equipo auditor comprende los auditores individuales y los auditores jefes.

Nos centraremos en las competencias que un auditor o un equipo de auditoría deben poseer. Para ello, nos fijaremos en las necesidades y objetivos establecidos en el programa de auditoría de sistemas de gestión. En algunos casos los conocimientos y las habilidades pueden ser comunes en todos los auditores.

Por tanto, podemos encontrar que coincidan en la disciplina de gestión que se quiere auditar. O que tenga características específicas de las disciplinas de cada sistema de gestión.

Además, destacamos que todos los componentes de un equipo auditor no tienen porque tener la misma competencia. La idea es que la competencia general sea la adecuada para lograr los objetivos planeados en la auditoría de sistemas de gestión.

Funciones y responsabilidades del auditor

Por otro lado, estudiaremos las funciones y responsabilidades de un auditor. En este caso analizaremos las diferencias entre un auditor individual y un equipo auditor.

En esta formación en auditoría de sistemas de gestión demostramos que también tienen funciones en común. Los alumnos conocerán que algunas de ellas son las siguientes:

• Centrarse en el ámbito de la auditoría. Es decir, no auditar otros aspectos que no estén señalados en el plan de auditoría de sistemas de gestión.
• Trabajar con objetividad. Las conclusiones tienen que estar basadas en evidencias y datos objetivos.
• Recabar y analizar las evidencias necesarias para llegar a conclusiones relacionadas con el sistema de gestión auditado.
• Considerar cualquier evidencia que pueda influir en los resultados de la auditoría de sistemas de gestión. En algunos casos, puede ser necesario realizar una auditoría más exhaustiva.
• Realizar la auditoría de sistemas de gestión respetando la deontología profesional.